Digitale werkbon & formulier-builder — documentatie bij de stop, geen klembord meer
Met Trailo's formulier-builder maak je digitale werkbonnen, inspectie-checklists en voor/na-documentatie — chauffeurs en monteurs vullen ze direct bij de stop in. Acht vraagtypes, conditionele logica, foto-upload, handtekening, CSV-export voor verzekeringsfacturatie en rapportage. Onderdeel van het Professional-plan, vandaag live beschikbaar.
Geen creditcard · Voorgevulde testdata · Maandelijks opzegbaar
Wat is een digitale werkbon?
Een digitale werkbon (ook wel werkorder, opdrachtbon, inspectie-protocol of service-rapport genoemd) is een elektronisch formulier dat chauffeurs of servicemonteurs direct bij de stop invullen — in plaats van op papier. Foto, handtekening, verplichte velden, conditionele logica en verwerking gaan digitaal.
Trailo biedt een drag-and-drop builder waarmee je per opdrachttype een eigen formulier vormgeeft: verplichte velden definiëren, antwoordopties bepalen, conditionele vervolgvragen instellen. Bouw-inspanning per formulier: 10–30 minuten — en daarna gebruik je het elke dag.
Vier frictiepunten bij de klassieke papieren werkbon
Klembordpapier belandt in een ordner
Werkbon invullen bij de stop — 's avonds inleveren — op kantoor overtypen — uploaden naar ERP. Drie overdrachtsstappen, drie foutbronnen. En als de klant na drie weken om documentatie vraagt, begint de zoektocht in de archiefkast.
Foto's op telefooncamera's
Schadefoto vóór behandeling, foto na behandeling, foto van het waarschuwingsbord — allemaal op de camera van de chauffeur. Koppeling aan de opdracht: handmatig, later. Weken later: wie was waar?
Handtekening op papier
Voor verzekerings- of schade-afwikkeling: klanthandtekening vereist. Op papier — fysiek op kantoor opgeborgen. Bij verzekeringsvraag weken later: zoeken, scannen, mailen.
Analyse = handwerk in Excel
„Hoeveel waterschades in Q1? Hoeveel trappenhuisreinigingen vergden nawerk?" Op papier: iemand werkt klemborden handmatig door. Met een digitaal formulier: CSV-export, pivot, klaar.
Speel met de werkbon-builder in de 14-daagse proefperiode — voorbeeld-formulieren zijn voorgebouwd.
Vier functieblokken in één oogopslag
Acht vraagtypes — het juiste formulier per opdrachttype
Tekst, getal, ja/nee, single-select (radio), multi-select (checkbox), drop-down lijst, foto-upload, handtekening-veld. Verplichte velden markeren, volgorde via drag & drop, hint-tekst per vraag. Eén formulier per opdrachttype — bijv. „Waterschade-werkbon", „Trappenhuis-check", „HACCP-inspectie".
- ✓Tekst, getal, ja/nee, radio, checkbox, dropdown
- ✓Foto-upload uit galerij of camera
- ✓Handtekening-veld met datumstempel
- ✓Verplichte velden en hint-teksten
Conditionele logica — toon alleen relevante velden
Onderhoud-voorbeeld: „Installatie operationeel?" → bij ja, meer inspectievragen. Bij nee, „Reden invoeren" + foto verplicht. Het formulier reageert op antwoorden in plaats van altijd 40 velden te tonen — de chauffeur vult alleen in wat relevant is.
- ✓Als-dan-logica tussen velden
- ✓Vervolgvragen automatisch tonen/verbergen
- ✓Verplicht-veld-logica afhankelijk van context
Foto + handtekening met datumstempel
Foto-velden staan meerdere uploads toe — bijv. voor/na-documentatie bij speciale reiniging. Handtekening-veld met touch-invoer voor klant of opdrachtgever. Beide met datum/tijd als metadata. Direct in de opdracht opgeslagen, meteen zichtbaar in het Trailo-platform.
- ✓Foto-upload met meervoudige selectie
- ✓Touch-geschikt handtekening-veld
- ✓Automatische datumstempel
- ✓Meteen zichtbaar voor planning
CSV-export — en REST API voor live koppeling
Antwoorden kun je per opdracht of per periode als CSV exporteren — voor verzekeringsfacturatie, klantrapportage, eigen statistiek. Via de REST API (Professional+) stromen de antwoordgegevens ook real-time naar je ERP of property-management-systeem. Geen dubbele invoer.
- ✓CSV-export per opdracht / periode
- ✓REST API voor real-time ERP-sync
- ✓Pivot-klaar voor eigen analyses
Klik door voorbeeld-formulieren in de proefperiode — of laat het in 20 minuten zien.
Wat Trailo-klanten documenteren met de formulier-builder
Onderhoud & Service
Inspectierapport per installatie, soll/ist-check voor het onderhoudscontract, foto van de installatie-staat voor en na onderhoud. CSV-export naar property-management of ERP.
Schoonmaak
Voor/na-foto bij speciale reiniging (waterschade, brand), schoonmaakcheck bij trappenhuis of glas, verplichte velden voor behandelstappen voor verzekeringsafwikkeling.
Ongediertebestrijding
HACCP-conforme documentatie: bevindingen, behandelmethode, gebruikte middelen, lokstatus, terugkeerdatum. Handtekening van de exploitant per stop.
POS Marketing
Foto van schap-toestand, prijsaanduiding-check, promotiemateriaal ja/nee, bewijsfoto van display. Per filiaal/campagne als CSV voor merk-rapportage.
Bezorgdiensten
Overdrachtsprotocol met handtekening, foto van afgegeven pakket, conditie bij aflevering. Per tour als CSV-export voor afrekening met de verzender.
Vakmensen
Urenstaat, materiaalverbruik, opdrachtbevestiging met klanthandtekening, foto van de situatie ter plekke. Direct in Trailo, in plaats van drie papieren sjablonen per opdracht.
De formulier-builder zit in Professional (vanaf € 63/voertuig/maand jaarlijks) en Enterprise.
Veelgestelde vragen over de werkbon-builder
Wat is een digitale werkbon?
Een digitale werkbon (ook wel werkorder, opdrachtbon, inspectie-protocol of service-rapport genoemd) is een elektronisch formulier dat chauffeurs of servicemonteurs direct bij de stop invullen — in plaats van op papier. Foto, handtekening, verplichte velden en verwerking gaan digitaal. Trailo biedt een drag-and-drop-builder om dergelijke formulieren te maken.
Welk Trailo-plan bevat de formulier-builder?
De formulier-builder zit in het Professional-plan (vanaf € 63/voertuig/maand bij jaarlijkse betaling, excl. btw) en het Enterprise-plan. In het Starter-plan is hij niet inbegrepen. Plan-details op de prijzen-pagina.
Welke vraagtypes zijn beschikbaar?
Acht vraagtypes: tekst (vrij), getal, ja/nee, single-select (radio), multi-select (checkbox), drop-down lijst, foto-upload en handtekening-veld. Alle velden kunnen verplicht zijn; conditionele logica toont of verbergt vervolgvragen op basis van eerdere antwoorden.
Hoe exporteer ik de antwoorden?
Antwoorden kun je per opdracht of per periode als CSV exporteren. Via de REST API (Professional+) stromen de gegevens ook real-time naar je ERP of property-management-systeem — geen dubbele invoer.
Werken de werkbonnen offline?
Vandaag vullen chauffeurs werkbonnen in via de mobiele webinterface — een internetverbinding is vereist. De native chauffeurs-app met volledige offline-modus is in actieve ontwikkeling; antwoorden worden daar lokaal opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd zodra de verbinding terug is.
Wie kan werkbonnen maken vs. invullen?
Planners of admins (rol „Manager" of „Admin") maken werkbonnen in de builder. Chauffeurs (rol „Driver") vullen ze in bij de stop. Trailo ondersteunt multi-user met rollen in elk plan.
Hoe lang duurt het maken van een werkbon?
Een standaard-werkbon met 10–15 velden is in 15–30 minuten gebouwd. Complexere formulieren met conditionele logica en veel vervolgvragen duren 45–60 minuten. Voorbeeld-formulieren in de proefperiode helpen je starten.
Start vandaag — voorbeeld-werkbonnen in de proefperiode
14 dagen gratis. Voorbeeld-formulieren staan klaar. Geen creditcard. Maandelijks opzegbaar.