Was kostet Tourenplanung-Software? Preismodelle, Preisspannen und eine ehrliche Rechnung
Kurz: zwischen null und mehreren hundert Euro im Monat — je nachdem, ob du einen Multi-Stop-Planer für ein Fahrzeug, ein Optimierungs-Tool, eine Field-Service-Plattform oder ein Logistiksystem meinst. Für Betriebe mit 5 bis 100 Fahrzeugen liegt die relevante Spanne bei 30 bis 150 € pro Fahrzeug und Monat. Dieser Ratgeber erklärt die Preismodelle, nennt Spannen nach Klasse, rechnet drei Beispiele durch und sagt, wann sich der Kauf nicht lohnt. Trailos Preise stehen als konkretes Beispiel dabei.
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Vier Preismodelle — und was sie in deiner Flotte bedeuten
Der Listenpreis sagt wenig, solange du nicht weißt, was gezählt wird. Anbieter rechnen pro Fahrzeug, pro Nutzer, pro Fahrer, pauschal oder nach Stopps — und dieselbe Flotte kostet je nach Modell das Doppelte.
Ein Beispiel: zwölf Fahrzeuge, vierzehn Fahrer (zwei Springer), zwei Disponenten, eine Geschäftsführerin, die abends die Auslastung sehen will. Das sind zwölf Fahrzeuge oder siebzehn Nutzer. Bei 40 € pro Fahrzeug kostet der Monat 480 €. Bei 30 € pro Nutzer sind es 510 € — obwohl der Preis niedriger aussah. Kommen im Sommer drei Aushilfen dazu, sind es 600 € gegen weiterhin 480 €. Bei einem Betrieb mit einem Fahrer pro Fahrzeug und niemandem im Büro dreht sich das Bild.
| Modell | Was gezählt wird | Günstig für | Fallstricke |
|---|---|---|---|
| Pro Fahrzeug | Jedes geplante Fahrzeug; Nutzer unbegrenzt | Betriebe mit Disposition, Büro-Mitlesern, wechselnden Fahrern | Fahrzeuge, die nur saisonal fahren, zählen trotzdem — pausieren lassen |
| Pro Nutzer | Jeder Login: Fahrer, Disposition, Büro, Chef | Ein Fahrer pro Fahrzeug, kaum Büro-Zugriffe | Geteilte Logins aus Kostengründen — dann stimmt keine Auswertung mehr |
| Pauschal (Flatrate) | Fester Monatspreis, oft mit Limit für Stopps, Routen oder Fahrer-Apps | Kleine Flotten mit vielen Stopps | Limits werden gerissen, Zusatzpakete kosten; oft ohne echte Auftrags- und Vertragslogik |
| Lizenz plus Projekt | Jahreslizenz, Einführung nach Tagessätzen | Ab 100 Fahrzeugen mit eigener IT | Für alles darunter: Aufwand und Bindung ohne Gegenwert |
Preisspannen 2026 nach Software-Klasse
Die Spannen stammen aus öffentlichen Preislisten und Vergleichsportalen (Stand September 2026). Sie beschreiben, was du für eine Klasse typischerweise zahlst — nicht, was ein bestimmter Anbieter verlangt.
| Klasse | Was drin ist | Preis | Bindung |
|---|---|---|---|
| Multi-Stop-Routenplaner | Adressen sortieren für ein Fahrzeug, Export ins Navi | 0–20 € / Monat | keine |
| Optimierungs-Tools | Mehrere Fahrzeuge, Zeitfenster, Fahrer-App, Liefernachweis | 20–60 € / Fahrer / Monat oder Flatrate ab ~25 € | meist monatlich |
| Field-Service-Plattformen (Mittelstand) | Disposition, Optimierung, wiederkehrende Verträge, Fragebögen, Doku, Anbindung ans Bürosystem | 30–150 € / Fahrzeug oder Nutzer / Monat | monatlich bis jährlich |
| Enterprise-FSM und Logistik-TMS | Alles oben plus Lager, Assets, SLA-Module, ERP-Konnektoren | 80–200 € / Nutzer / Monat plus fünf- bis sechsstelliges Projekt | 12–36 Monate |
Trailo liegt in der dritten Klasse am unteren Rand: 36 € (Starter) bzw. 63 € (Professional) pro Fahrzeug und Monat bei jährlicher Zahlung, monatlich kündbar.
Die Kosten, die nicht im Angebot stehen
Bei Software für 5 bis 100 Fahrzeuge ist die Lizenz selten der größte Posten. Diese fünf Positionen entscheiden, ob die Rechnung am Ende aufgeht.
- Datenbereinigung. Die Kundenliste aus Excel oder dem Faktura-Programm enthält Dubletten, Postfächer und Adressen von vor zehn Jahren. Rechne mit einem halben Tag für 300 Adressen. Wer das überspringt, verliert in den ersten zwei Wochen mehr Zeit mit Korrekturen als mit Planung.
- Einweisung. Eine Stunde pro Fahrer, zwei bis drei Stunden für die Disposition. Bei zwölf Fahrern ein Arbeitstag — in den meisten Angeboten steht er nicht, weil er beim Kunden anfällt.
- Anbindung. CSV kostet nichts außer Disziplin. Zapier oder Make brauchen ein eigenes Abo, je nach Anbieter und Volumen mit kostenloser Einstiegsstufe und bezahlten Stufen ab etwa zehn bis zwanzig Euro im Monat. Eine API-Anbindung ans ERP kostet Entwicklertage — intern oder extern.
- Geräte. Wenn Fahrer kein Dienst-Smartphone haben, kommen Geräte dazu — oder ein PDF-Ausdruck der Tour als Übergangslösung, den gute Software ohnehin bietet.
- Parallelbetrieb. Zwei bis vier Wochen laufen Excel und Software nebeneinander. Das ist gewollt, kostet aber in dieser Zeit eher mehr Aufwand als weniger. Wer die alte Liste danach nicht abschaltet, zahlt den Parallelbetrieb dauerhaft.
Rechne mit deinen eigenen Zahlen: Fahrzeuge, Planungszeit, Stundensatz — der Ersparnis-Rechner braucht eine Minute.
Drei Beispielrechnungen: 5, 12 und 30 Fahrzeuge
Alle drei Rechnungen nehmen 220 Arbeitstage und 35 € Vollkosten pro Bürostunde an. Als Lizenz steht Trailo, damit die Zahlen konkret sind; bei anderen Anbietern in derselben Klasse verschiebt sich die Lizenzzeile, nicht die Logik. Die Fahrtkosten-Ersparnis rechnen wir nur im dritten Fall mit, wo sie den Ausschlag gibt — sie ist je nach Stoppdichte sehr unterschiedlich (bis zu 15 Prozent sind bei dichten Touren realistisch, bei weit gestreuten Stopps deutlich weniger).
| 5 Fahrzeuge Servicebetrieb | 12 Fahrzeuge Gebäudereinigung | 30 Fahrzeuge Wartungsdienstleister | |
|---|---|---|---|
| Planung heute | 30 Min / Tag, Inhaber | 1 Std / Tag Objektleitung + 45 Min / Tag Doku nachtragen | 1 Disponent Vollzeit, ~4 Std / Tag reine Planung |
| Manuelle Kosten / Jahr | 110 Std ≈ 3.850 € | 385 Std ≈ 13.500 € | 880 Std ≈ 30.800 € |
| Lizenz / Jahr (Trailo, jährlich) | Starter: 5 × 36 × 12 = 2.160 € | Professional (Fragebögen): 12 × 63 × 12 = 9.072 € | Professional: 30 × 63 × 12 = 22.680 € |
| Rechnung geht auf, wenn | die Planungszeit um mehr als die Hälfte sinkt — knapp, aber üblich | Planung und Doku-Nachtragen zusammen um mindestens zwei Drittel sinken — realistisch, weil die Doku digital am Objekt entsteht statt abends im Büro | die Planungszeit halbiert wird (15.400 €) und die Fahrtkosten um rund zehn Prozent sinken — bei 30 Fahrzeugen mit je 15.000 km im Jahr und 0,35 € pro Kilometer sind das etwa 15.750 €; zusammen deutlich über der Lizenz |
| Ehrliche Einschränkung | Bei 20 Min Planung am Tag ist es Komfort, kein Hebel | Ohne Fahrer-App auf allen Trupps bleibt die Doku-Ersparnis aus | Anbindung ans ERP nötig, sonst doppelte Pflege — Entwicklertage einrechnen |
Die Stundensätze sind bewusst konservativ. Wer den Inhaber-Stundensatz ansetzt, kommt auf deutlich höhere manuelle Kosten.
Ein Posten fehlt in allen drei Rechnungen, weil er sich nicht vorab versprechen lässt: das Fahrzeug, das nicht nötig ist. Ein Kombi mit Fahrer kostet je nach Region 50.000 bis 70.000 € im Jahr. Trailo prüft nach jeder Optimierung, ob die Stopps eines Tages mit einem Fahrzeug weniger fahrbar wären, und zeigt das als Hinweis. Wenn dieser Hinweis an drei von fünf Tagen erscheint, ist das die eigentliche Rechnung — und sie stellt jede Lizenzdiskussion in den Schatten.
Wann sich Tourenplanung-Software nicht lohnt
Es gibt Betriebe, denen wir vom Kauf abraten — auch von Trailo.
- Unter drei Fahrzeugen. Die Kombinationen sind überschaubar, ein Multi-Stop-Planer reicht. Trailo beginnt deshalb bei drei Fahrzeugen.
- Feste, identische Touren. Wenn Fahrer jeden Tag dieselbe Runde fahren und sich nichts ändert, gibt es nichts zu optimieren. Software hilft erst, wenn Aufträge variieren oder Notfälle dazwischenkommen.
- Kein Wiederholungsgeschäft und keine Doku. Einmalige Aufträge ohne Nachweispflicht — dann bleibt nur die Reihenfolge, und die kostet bei wenigen Stopps kaum Zeit.
- Fahrer, die die App nicht nutzen werden. Ohne Rückmeldung vom Stopp bleibt der Plan eine Vermutung. Das ist kein Software-, sondern ein Führungsthema — aber ein echtes.
Was Trailo kostet — und was drin ist
Trailo rechnet pro Fahrzeug ab, alle Preise netto, monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr, 14 Tage Test ohne Kreditkarte, mindestens drei Fahrzeuge.
Starter „Connector“ — 36 € pro Fahrzeug und Monat bei jährlicher Zahlung, 45 € monatlich. Drag-&-Drop-Disposition, automatische Tourenoptimierung, wiederkehrende Aufträge, Kennzahlen, CSV-Import und PDF-Export, Pipedrive-Sync, Webhooks, Zapier/Make, Fahrer-App für iOS und Android, ein Depot. Gedacht für Betriebe, bei denen Trailo die Routen-Ergänzung zum bestehenden CRM oder Faktura-Programm ist.
Professional „Operator“ — 63 € jährlich, 79 € monatlich. Alles aus Starter, dazu der Fragebogen-Baukasten mit Auswertungen, die REST-API, bis zu fünf Depots und der KI-Chat für die Planung mit eigenem API-Schlüssel. Für Teams, bei denen Trailo das komplette Betriebssystem für den Außendienst ist.
Enterprise — auf Anfrage, typischerweise ab 100 Fahrzeugen oder bei mehr als fünf Depots. Unbegrenzte Fahrzeuge, Massenplanung bis ein Jahr im Voraus, fester Ansprechpartner, Einführung und Anbindung inklusive.
Die vollständige Gegenüberstellung steht auf der Preise-Seite. Was die Software fachlich können sollte, bevor du über den Preis sprichst, steht in der Übersicht Tourenplanung-Software: Funktionen, Auswahl, Preise.
Häufige Fragen zu den Kosten von Tourenplanung-Software
Gibt es Tourenplanung-Software kostenlos?
Für ein Fahrzeug und bis zu etwa zwanzig Stopps: ja — Karten-Apps und kostenlose Multi-Stop-Planer. Mehrere Fahrzeuge, Zeitfenster, wiederkehrende Aufträge oder Dokumentation am Stopp gibt es kostenlos nicht in brauchbarer Qualität. Kostenlos ist meist die Testphase: Bei Trailo 14 Tage ohne Kreditkarte.
Was kostet Tourenplanung-Software pro Fahrzeug?
Bei Plattformen, die pro Fahrzeug abrechnen, zwischen 30 und 150 € im Monat, je nach Funktionsumfang. Trailo kostet 36 € pro Fahrzeug und Monat im Starter-Tarif bei jährlicher Zahlung (45 € monatlich) und 63 € im Professional-Tarif (79 € monatlich), jeweils netto und ab drei Fahrzeugen.
Lohnt sich die jährliche Zahlung?
Rechnerisch ja, wenn du nach dem Test sicher bist: Bei Trailo sind es 20 Prozent Nachlass. Der Nachteil ist die Bindung an die bezahlte Periode. Empfehlung: die ersten ein bis zwei Monate monatlich zahlen, dann auf jährlich wechseln.
Was kostet die Einführung von Tourenplanung-Software?
Bei Mittelstands-Plattformen mit CSV-Import fällt keine Einführungsgebühr an; der Aufwand ist eigene Arbeitszeit — etwa ein halber Tag für Datenbereinigung und Import, eine Stunde Einweisung pro Fahrer. Begleitete Einführungen oder ERP-Anbindungen werden nach Aufwand berechnet; bei Trailo heißt das Kickstart und ist im Enterprise-Tarif enthalten.
Warum rechnet Trailo pro Fahrzeug und nicht pro Nutzer?
Weil in Service-Betrieben mehr Menschen mitlesen als fahren: Disposition, Büro, Geschäftsführung, Aushilfen. Pro Nutzer würde jede dieser Rollen kosten oder — häufiger — ein Login geteilt. Pro Fahrzeug bleibt die Zahl planbar und wächst nur mit der Flotte.
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