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Branche · Wartung & Instandhaltung

Wartungs- und Service-Touren automatisch geplant — Verträge laufen, Notfälle passen rein

Trailo plant alle Wartungs- und Service-Einsätze in einer Oberfläche: Anlagen, Gebäude, HVAC, Aufzüge, Brandschutz, technische Service-Touren. Verträge bis zu 30 Tage im Voraus geplant, Notfall-Einsätze in Sekunden eingetaktet, fixer Techniker pro Objekt, Inspektions-Doku digital, REST API für die Anbindung an dein ERP oder Property-Management-System.

  • ✓Vertragszyklen automatisch geplant
  • ✓Notfälle in Sekunden eingetaktet
  • ✓REST-API für ERP & Property-Mgmt
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Felix Bächle, Gründer von TrailoFelix zeigt dir Trailo persönlich · 15 Min · unverbindlich

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Die Herausforderung

Ein Vormittag in der Wartungs-Disposition

Was wir aus Gesprächen mit Wartungs- und Instandhaltungs-Teams hören.

Pro Objekt fünf bis zehn Verträge — Lüftung quartalsweise, Aufzug halbjährlich, Sicherheits­prüfung jährlich, Brandschutz alle 12 Monate — und alles soll terminlich aufgehen, ohne dass das Team doppelt fährt. Dazu Kunden, die ihren festen Techniker wollen: den, der die Anlage kennt und weiß, wo der Schlüsselkasten hängt.

Dann steht der Aufzug still oder die Heizung fällt aus — der Kunde erwartet Reaktion in Stunden. Disposition öffnet Excel, sucht freie Kapazität, telefoniert sich durch; der nächste Vertragsstopp wird verschoben, der Tag kippt. Und die Wartungs­berichte liegen auf dem Klemmbrett: im Büro abgetippt, ins ERP hochgeladen — drei Übertragungs­schritte, drei Fehler­quellen.

Ali · Monteur06:47

Krankmeldung — Magen-Darm. Heute wird das leider nichts.

Stadtwerke · Anlage 308:22

Störmeldung: Druck fällt seit heute früh. Wie schnell können Sie jemanden schicken?

Hausverwaltung Weber09:50

Wann ist die Quartalswartung für Aufzug B? Der Prüftermin ist nächste Woche.

Und du, mit offener Excel-Liste:

Wer übernimmt die Störung? Welche Wartung darf ich schieben — und welche auf keinen Fall?

Klingt nach deinem Vormittag? Lass es dir in 15 Minuten live zeigen.

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Live-Demo

So läuft deine 15-Min-Demo

Super schnell, unverbindlich, alle deine Fragen beantwortet — direkt mit dem Gründer, kein Sales-Team.

  • 1 · Deine Branche

    Du beschreibst kurz deine Wartungs- und Service-Einsätze.

  • 2 · Live geplant

    Wir planen eine Beispiel-Tour live in Trailo — du siehst in Minuten, wie es für deinen Fall aussieht.

  • 3 · Alle Features

    Form-Builder, Offline-App, Regelverträge, Anbindung an dein System — wir zeigen alles, was für dich zählt.

  • 4 · Deine Fragen

    Preise, Rollout, Datenschutz — alles unverbindlich und direkt beantwortet.

Felix Bächle, Gründer von Trailo
Felix Bächle · Gründer
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So löst Trailo das

Verträge automatisch, Notfälle in Sekunden, Doku am Stopp

  1. 01

    Wartungs­verträge bis 30 Tage im Voraus

    Pro Vertrag legst du den Rhythmus an — Trailo erzeugt die Termine bis zu 30 Tage im Voraus. Lüftung quartalsweise, Aufzug halbjährlich, Heizungs-Check vor der Saison: alles läuft im selben Plan. Mehrere Verträge pro Objekt werden — wo möglich — zu einer Tour kombiniert.

    • ✓Wiederkehrende Aufgaben aus Verträgen, beliebige Rhythmen
    • ✓Bulk-Planung bis zu 30 Tage im Voraus
    • ✓Mehrere Verträge pro Objekt sauber abgebildet
  2. 02

    Fixer Techniker pro Objekt

    Definiere pro Kunde oder pro Objekt, welcher Techniker bevorzugt zugewiesen wird. Der, der die Anlage kennt, kommt automatisch wieder — Kunden bekommen Konstanz, dein Team weniger Einarbeitung pro Stopp. Vertretung bei Urlaub: Drag & Drop, das System vergisst die Kunden-Bindung nicht.

    • ✓Fixe Fahrer-Zuordnung pro Kunde oder Auftrag
    • ✓Drag & Drop für Vertretung bei Urlaub/Krankheit
    • ✓Fixe und flexible Stopps mischbar in einer Tour
  3. 03

    Slot-Vorschlag in Sekunden bei Notfall-Anrufen

    Kunde ruft an: „Aufzug steht." Adresse eingeben, Trailo schlägt sofort den passenden Slot vor — nächster freier Techniker in der Region, ohne dass der nächste Vertragsstopp komplett verschoben werden muss. Du gibst eine konkrete Zusage am Telefon, statt zurück­zurufen.

    • ✓Adress-basierter Slot-Vorschlag in Sekunden
    • ✓Berücksichtigt bestehende Touren und Auslastung
    • ✓Drag & Drop für manuelle Anpassungen
    Störung · Stadtwerke Anlage 3
    Druckabfall — heute gemeldet
    ✨ Slot-Vorschlag
    Heute, 11:30 — Monteur Krause
    Passt in Tour 2 · Skill: Druckluft · Region passt
  4. 04

    Inspektions-Doku digital + REST API für externe Systeme

    Wartungsbericht im Fragebogen direkt am Stopp ausgefüllt — Foto, Unterschrift, Datums­stempel. Über eine voll dokumentierte REST API fließen Auftrags- und Statusdaten an dein ERP oder Property-Management-System. Keine Doppel­erfassung, keine Übertragungs­fehler. Zusätzlich gibt es native Pipedrive-CRM-Synchronisation (bidirektional, in allen Tarifen) und Zugriff auf 7.000+ Apps via Zapier (ab Professional).

    • ✓Drag & Drop Formular-Builder mit bedingter Logik
    • ✓Foto-Upload, Unterschrift, Datums­stempel
    • ✓REST API (Professional+) · CSV-Export · Pipedrive-CRM-Sync
    Fragebogen · Wartungsprotokoll
    Entwurf Veröffentlichen
    Feldtypen
    Aa Text ☐ Checkbox ◉ Auswahl 📷 Foto ✍︎ Unterschrift # Zahl
    1 · Auswahl · Pflichtfeld
    Anlage einsatzbereit?
    Ja Nein Mit Mängeln
    2 · Foto · bis zu 5
    Zustand dokumentieren
    📷📷📷
    ↓ Feld hier ablegen
    3 · Unterschrift
    Betreiber · Abnahme
    λ Logik: wenn Antwort 1 = „Mit Mängeln" → zeige Frage 4 (Mängel & Ersatzteile)

Schau es dir an — 14 Tage Trial mit echten Daten, oder lass dir's in 15 Minuten zeigen.

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Was du sparst

Beispielrechnung: 15 Service-Techniker, 10 Fahrzeuge, ~80 Objekte mit Mehrfach­verträgen

Konservativ gerechnet mit Vergleichswerten der Routenoptimierung.

  • Tägliche Planungszeit ~ 13.200 € 1,2 h/Tag eingespart × 220 Arbeitstage × 50 €/h Disponent
  • Vertrags-Setup pro Monat ~ 7.200 € 2 Tage/Monat eingespart × 12 Monate × 50 €/h × 6 h — durch Bulk-Planung
  • Spritkosten ~ 6.000 € −15 % × 4.000 €/Jahr/Fahrzeug × 10 Fahrzeuge
  • Doppel­erfassung ins externe System ~ 6.000 € 5 Min/Auftrag eingespart × 1.500 Aufträge/Jahr × 48 €/h Sekretariat — durch REST-API-Anbindung statt manueller Übertragung

Hinweis zur Berechnung: Die Werte basieren auf Vergleichswerten der Routenoptimierung und plausiblen Annahmen für ein 15-Techniker-Team mit ca. 80 Objekten und Mehrfach­verträgen pro Objekt. Die individuelle Ersparnis hängt von Vertrags-Mix, Auslastung und Stundensätzen ab. Setz deine eigenen Zahlen ein, wenn du eine belastbare Prognose brauchst.

Rechne mit deinen eigenen Zahlen — zum Ersparnis-Rechner →

Häufige Fragen

Spezifisch für Wartung & Instandhaltung

Können wir Trailo an unser ERP oder Property-Management-System anbinden?

Ja — Trailo hat eine voll dokumentierte REST API (Professional-Tarif und höher). Aufträge, Stopps, Statusupdates und Antworten aus dem Fragebogen lassen sich darüber synchronisieren. Zusätzlich gibt es native Pipedrive-CRM-Synchronisation (bidirektional, in allen Tarifen) und Zugriff auf 7.000+ Apps via Zapier (ab Professional). Anbindung typischerweise in wenigen Tagen produktiv; bei Bedarf unterstützen wir im Trial.

Wie funktioniert die Planung, wenn ein Objekt mehrere Verträge mit verschiedenen Rhythmen hat?

Pro Vertrag legst du Rhythmus und gewünschte Tour-Frequenz an. Trailo erzeugt aus jedem Vertrag eigene Termine — und plant sie so, dass mehrere Wartungen am selben Objekt nach Möglichkeit kombiniert werden (fixe und flexible Stopps mischbar).

Können wir festlegen, welcher Techniker zu welcher Anlage fährt?

Ja. Du definierst pro Kunde oder pro einzelnen Auftrag den bevorzugten Techniker. Trailo berücksichtigt das automatisch. Für Vertretungen weichst du per Drag & Drop ab.

Was, wenn ein Kunde um 14:30 anruft mit einem Notfall?

Adresse eingeben, Trailo schlägt einen passenden Slot vor — angepasst an die laufenden Touren. Du bestätigst mit einem Klick, der nächste Vertragsstopp wird auf den nächsten passenden Tag geschoben (manuell per Drag & Drop oder automatisch).

Was, wenn der Servicetechniker im Maschinenraum oder Heizungskeller keinen Empfang hat?

Die Fahrer-App (iOS und Android) hat einen vollen Offline-Modus: Touren liegen lokal auf dem Gerät, du erfasst Status, Fotos und Formulare auch ohne Empfang — synchronisiert wird automatisch, sobald wieder Netz da ist. Keller, Maschinenräume und Funklöcher sind damit kein Problem. Für Fahrer ganz ohne Smartphone exportierst du die Tagesroute als gedruckte PDF-Tourenliste — Stopps, Adressen, Zeitfenster, Notizen.

Unsicher, ob Trailo zu deinem Betrieb passt? Mach den Planungs-Check: 7 Fragen, 2 Minuten →

Anbindung

Deine ERP-Software bleibt. Trailo schließt sich an dein ERP-System an.

Angebote, Rechnungen und Buchhaltung bleiben in deinem ERP, Wartungsplaner, Property-Management-System oder deiner bestehenden Bürosoftware — kein Systemwechsel. Trailo übernimmt daneben, was dort fehlt: Routenplanung, Disposition und die digitale Doku direkt am Stopp, weg vom Klemmbrett. Angebunden über native Pipedrive-Sync und CSV-Import (alle Pläne) sowie unsere offene REST-API & Zapier mit 7.000+ Apps (ab Professional); HubSpot und weitere CRMs via Zapier.

Ratgeber

Vertiefung zum Thema

Anforderungen, Auswahlkriterien und Praxis ohne Produkt-Fokus. Grundlagen: Field Service Management.

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