Tourenplanung Excel-Vorlage: Tourenplan für den Außendienst, kostenlos und ohne Anmeldung
Vier Tabellenblätter, die zusammen die Planung eines kleinen Außendienstes tragen: Kunden mit Rhythmus und Fälligkeit, Fahrzeuge mit Schichten, ein Tourenplan mit Zeitfenstern und berechneten Ankunftszeiten, eine Tagesübersicht, die überfüllte Tage markiert. Keine Makros, kein Formular, keine E-Mail. Und weiter unten eine ehrliche Antwort darauf, wann Excel nicht mehr reicht.
Kostenlos · Ohne Anmeldung · Ohne E-Mail-Adresse · Keine Makros
Schon ausgefüllt? Der Tourenoptimierer berechnet die beste Reihenfolge für bis zu 5 Fahrzeuge. Wann Software statt Excel?
Was in der Vorlage steckt
Die Vorlage ist so gebaut, wie ein Disponent denkt — nicht wie eine Software. Vier Blätter, die aufeinander aufbauen.
| Blatt | Was du einträgst | Was Excel daraus macht |
|---|---|---|
| Kunden | Adresse, Zugangs- oder Öffnungszeiten, Besuchsrhythmus in Tagen, letzter Besuch, fester Fahrer, nötige Qualifikation, Stoppdauer, Hinweise | Nächste Fälligkeit pro Kunde; überfällige Kunden werden rot markiert; Filter über alle Spalten |
| Fahrzeuge & Fahrer | Fahrzeug, Stammfahrer, Startort, Schichtbeginn und -ende, Pause, Qualifikationen, Ausstattung | Dropdown-Listen für den Tourenplan; Schichtzeiten für die Tagesübersicht |
| Tourenplan | Datum, Fahrzeug, Stopp-Nummer, Kunde (Dropdown), Zeitfenster, geschätzte Fahrzeit vom Vorstopp, Dauer, Auftrag, Status | Geplante Ankunft und Ende pro Stopp aus Schichtbeginn, Fahrzeit und Dauer; Warnung, wenn die Ankunft außerhalb des Zeitfensters liegt; erledigte Stopps grün |
| Tagesübersicht | Datum und Fahrzeug | Anzahl Stopps, Summe Dauer und Fahrzeit, letztes geplantes Ende, Anzahl verletzter Zeitfenster, Abgleich mit dem Schichtende |
Drei Beispielkunden und zwei Beispielfahrzeuge sind eingetragen, damit die Formeln sichtbar arbeiten. Einfach überschreiben.
Die Vorlage ist frei nutzbar — auch im Betrieb, auch weitergegeben.
So planst du mit der Vorlage eine Woche
Montag früh: Fälligkeiten lesen
Im Blatt „Kunden“ nach der Spalte „Überfällig?“ filtern. Das ist die Liste der Woche. Dazu kommen die Aufträge, die neu reingekommen sind, und die festen Termine.
Pro Tag und Fahrzeug: Stopps eintragen
Im Tourenplan Datum und Fahrzeug wählen, Stopps in der Reihenfolge eintragen, in der du sie fahren lassen willst. Für jeden Stopp die geschätzte Fahrzeit vom vorherigen Stopp und die Dauer. Excel rechnet Ankunft und Ende. Steht in der Spalte „Im Zeitfenster?“ ein NEIN, tauschst du die Reihenfolge — so lange, bis alles passt.
Abends: Tagesübersicht prüfen
Die Übersicht zeigt pro Fahrzeug, ob der Tag in die Schicht passt und wie viele Zeitfenster verletzt sind. Ein gelber Tag heißt: umplanen oder einen Stopp auf morgen schieben.
Nach dem Besuch: Status setzen, letzten Besuch nachtragen
Status auf „erledigt“, im Kundenblatt das Datum des letzten Besuchs aktualisieren. Damit stimmt die nächste Fälligkeit. Dieser letzte Schritt ist der, der in der Praxis am häufigsten vergessen wird — und der Grund, warum Excel-Planung nach drei Monaten nicht mehr stimmt.
Tourenplanung mit Excel und Google Maps: So geht es mit mehreren Fahrzeugen
Die Vorlage ist für ein Fahrzeug selbsterklärend. Ab dem zweiten wird es eine Frage der Disziplin. So halten Betriebe mit mehreren Fahrzeugen die Planung in Excel sauber, und an welchen Stellen es jeden Tag Zeit kostet.
Ein Blatt, eine Spalte Fahrzeug, kein Blatt pro Fahrer
Der häufigste Fehler ist ein Tabellenblatt pro Fahrzeug. Dann sieht niemand mehr, ob Fahrzeug 2 am Dienstag Luft hat, während Fahrzeug 1 überläuft. Besser: alle Stopps in einem Blatt, das Fahrzeug als Spalte, und der Filter zeigt pro Fahrzeug die Tagestour. Die Vorlage ist so gebaut, und die Tagesübersicht summiert pro Fahrzeug, weil sie über diese Spalte rechnet.
Fahrzeiten aus Google Maps, aber nur für Nachbarn
Excel kennt keine Karte. Die Fahrzeit vom Vorstopp trägst du von Hand ein, und dafür ist Google Maps das richtige Werkzeug. Wichtig ist, was du nicht tust: nicht alle Kombinationen nachschlagen. Bei zehn Stopps wären das 45 Strecken. Lege die Reihenfolge nach Gefühl und Karte fest, schlage nur die neun Strecken zwischen den Nachbarn nach und prüfe die Abfahrtszeit, weil Google Maps um 8 Uhr andere Zeiten zeigt als um 14 Uhr. Wer die Reihenfolge ändert, muss die betroffenen Strecken neu nachschlagen. Mit jedem Fahrzeug und jeder Umplanung wird dieses Nachschlagen mehr.
Die Abkürzung: Lade die ausgefüllte Liste in den kostenlosen Tourenoptimierer. Er berechnet Reihenfolge und Fahrzeiten für bis zu 5 Fahrzeuge und 50 Stopps und schickt dir die Datei mit Google-Maps-Links zurück.
Zeitfenster als Prüfspalte, nicht als Notiz
Eine Notiz „nur vormittags" wird überlesen. Die Vorlage vergleicht die berechnete Ankunft mit dem Zeitfenster und schreibt NEIN in die Prüfspalte, wenn es nicht passt. Das ist die eine Formel, die in fast jeder selbstgebauten Tabelle fehlt, und die Grund für die meisten „Kunde war nicht da"-Fahrten ist.
Wiederkehrende Termine über die Fälligkeit, nicht über Kopieren
Wer Quartalstermine in den Plan kopiert, hat nach dem ersten verschobenen Termin zwei Wahrheiten. Die Vorlage rechnet die Fälligkeit aus dem letzten Besuch und dem Rhythmus. Verschiebt sich ein Besuch, verschiebt sich die nächste Fälligkeit mit. Der Preis dafür: Nach jedem Besuch muss jemand das Datum nachtragen. In der Praxis passiert das freitags im Stapel, und bis dahin zeigt die Liste falsche Fälligkeiten.
Kurzfristige Änderungen
Ein Stopp fällt aus oder kommt dazu: Zeile löschen oder einfügen, Stopp-Nummern anpassen, die Fahrzeit vom neuen Vorstopp nachschlagen. Ankunft und Ende rechnen sich neu. Das dauert bei einem Fahrzeug zwei Minuten. Bei fünf Fahrzeugen und drei Änderungen am Vormittag ist es die halbe Stunde, die in unseren Beispielrechnungen den Unterschied zwischen Excel und Software ausmacht.
Wer sich hier wiedererkennt, ist an der Grenze der Vorlage angekommen. Wie es dahinter weitergeht, steht im nächsten Abschnitt und im Ratgeber Kostenlose Tourenplanung: Was geht, wo die Grenze liegt.
Was ein Tourenplan enthalten muss: die Spalten erklärt
Wer nach einer Tourenplan-Vorlage sucht, sucht meist kein Excel-Kunststück, sondern ein Muster: Welche Spalten braucht ein Tourenplan, damit Fahrer und Büro mit derselben Liste arbeiten können? Das hier ist die Antwort, unabhängig davon, ob du unsere Datei nutzt, eine eigene baust oder den Plan auf Papier führst.
| Spalte | Wozu sie da ist | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Datum und Fahrzeug | Ordnet jeden Stopp einem Tag und einem Fahrzeug zu; nur so lässt sich pro Fahrzeug filtern und summieren | Ein Tabellenblatt pro Fahrer: Dann sieht niemand, wer am Dienstag noch Luft hat |
| Reihenfolge (Stopp-Nr.) | Legt fest, in welcher Abfolge gefahren wird; Grundlage für Ankunftszeiten | Reihenfolge nur im Kopf des Fahrers, im Plan steht eine alphabetische Liste |
| Kunde und Adresse | Eindeutiger Ort des Stopps, idealerweise per Auswahlliste aus der Kundendatei | Freitext-Adressen mit Tippfehlern, die das Navi nicht findet |
| Zeitfenster von/bis | Öffnungszeiten oder zugesagter Termin; Prüfgrundlage für jede Ankunftszeit | „Nur vormittags“ als Notiz, die beim Umplanen überlesen wird |
| Fahrzeit vom Vorstopp | Geschätzte Minuten zwischen zwei Stopps; daraus entsteht die Ankunftszeit | Fahrzeiten für alle Kombinationen nachschlagen statt nur für die Nachbarn |
| Dauer am Stopp | Arbeitszeit vor Ort pro Auftragstyp | Pauschal 30 Minuten für alles, obwohl Wartung 20 und Reparatur 90 dauert |
| Ankunft und Ende | Berechnet aus Schichtbeginn, Fahrzeit und Dauer; zeigt, ob der Tag in die Schicht passt | Von Hand eingetragen und nach jeder Änderung veraltet |
| Status | geplant, unterwegs, erledigt, verschoben; die Rückmeldung vom Fahrer | Wird abends nachgetragen oder gar nicht |
| Notiz / Leistung | Was am Stopp zu tun ist, Schlüssel, Ansprechpartner | Wichtige Hinweise stehen in WhatsApp statt im Plan |
Die Vorlage oben enthält alle neun Spalten mit Formeln für Ankunft, Ende und Zeitfenster-Prüfung.
Wer diese Spalten konsequent pflegt, hat einen Tourenplan, der auch eine Vertretung versteht. Wer merkt, dass die Pflege der Spalten mehr Zeit kostet als die Planung selbst, ist an dem Punkt, den der nächste Abschnitt beschreibt.
Wann die Vorlage nicht mehr reicht
Wir haben die Vorlage gebaut, weil viele Betriebe genau so anfangen — und weil eine gute Tabelle besser ist als Zettel. Aber sie hat vier Grenzen, die keine Formel behebt.
- Fahrzeiten sind geschätzt. Excel kennt keine Karte. Die 20 Minuten vom Vorstopp sind dein Bauchgefühl — und um 8 Uhr durch die Innenstadt sind es 35.
- Die Reihenfolge ist deine. Bei sechs Stopps gibt es 720 mögliche Reihenfolgen, bei zehn 3,6 Millionen. Du findest eine gute, selten die beste — und über mehrere Fahrzeuge hinweg gar keine, weil du nicht sehen kannst, welcher Stopp bei welchem Fahrzeug weniger kostet.
- Der Notfall um 10 Uhr. Ein neuer Auftrag mit Zeitfenster bis 13 Uhr bedeutet in der Tabelle: alle Zeilen darunter anfassen, Fahrer anrufen, hoffen, dass er die Nachricht liest.
- Nichts kommt zurück. Der Fahrer sieht die Tabelle nicht, du siehst den Fahrer nicht. Der Status „erledigt“ wird abends nachgetragen — wenn jemand daran denkt.
Bis etwa drei Fahrzeuge und rund zwanzig Stopps pro Tag kann die Vorlage für einfache Fälle ausreichen. Ab ungefähr fünf Fahrzeugen oder bei häufigen kurzfristigen Änderungen sollte Software geprüft werden. Vier Fahrzeuge sind ein Übergangsbereich; entscheidend sind auch Stopps, Regeln und Umplanungsaufwand. Dazu kommt der Ablauf. Solange wenige Kunden in festen Rhythmen besucht werden und sich der Tag selten ändert, trägt die Vorlage. Eng wird es, wenn mehrere Mitarbeitende oder Fahrzeuge sich dieselben wiederkehrenden Stopps teilen, kurzfristige Aufträge den Plan mehrmals pro Woche umwerfen, jemand im Büro disponiert, während die Fahrer unterwegs sind, und der Besuch vor Ort dokumentiert werden muss. Was Software kostet und was sie bringt, steht im Ratgeber Was kostet Tourenplanung-Software?; der Umstieg in vier Wochen ist in der Übersicht Tourenplanung-Software beschrieben. Für die Berichte nach dem Besuch gibt es die Besuchsbericht-Vorlage.
Vorlage nutzen
Du planst mit einer Tabelle und willst sie sauberer führen. Die Datei ist kostenlos, ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse, ohne Makros.
Liste optimieren lassen
Deine Tabelle ist voll, die Reihenfolge willst du nicht mehr schätzen. Der Tourenoptimierer rechnet einen Tag mit bis zu 5 Fahrzeugen und 50 Stopps, unter Zeitfenstern und Arbeitszeiten. Kostenlos und ohne Anmeldung.
Software prüfen
Für Servicebetriebe, die wiederkehrende Kundenbesuche mit mehreren Mitarbeitenden oder Fahrzeugen disponieren. Trailo rechnet Fahrzeiten und Reihenfolge unter Beachtung der Zeitfenster, nimmt kurzfristige Aufträge in den Plan auf, und die Fahrer-App meldet den Status zurück. Abgerechnet wird pro Fahrzeug, ab drei Fahrzeugen.
Aus der Vorlage übernimmst du per CSV-Import die Kundenliste (Name, Ansprechpartner, Telefon, Adresse). Zeitfenster, Rhythmus, Dauer und Fahrer legst du in Trailo an den Aufgaben an.
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Häufige Fragen zur Excel-Vorlage
Ist die Excel-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Kein Formular, keine E-Mail-Adresse, keine Makros. Du lädst die Datei herunter und arbeitest damit. Wir bitten nur um eines: Wenn du merkst, dass die Vorlage nicht mehr reicht, probier Trailo 14 Tage aus.
Rechnet die Vorlage Fahrzeiten oder die beste Reihenfolge?
Nein. Excel kann keine Fahrzeiten aus Adressen berechnen und keine Reihenfolge über mehrere Fahrzeuge optimieren. Die Vorlage nimmt deine geschätzte Fahrzeit pro Stopp und rechnet daraus Ankunft und Ende. Die Reihenfolge legst du fest. Genau das ist die Grenze, an der Tourenplanung-Software ansetzt. Für einen einzelnen Tag kannst du die ausgefüllte Liste kostenlos im Tourenoptimierer berechnen lassen.
Funktioniert die Vorlage in Google Sheets oder LibreOffice?
Die Formeln (Datum, Summen, Dropdowns, bedingte Formatierung) sind Standard und laufen in Excel ab 2016, in Google Sheets und in LibreOffice Calc. Die Berechnung der letzten Ankunft pro Fahrzeug nutzt eine Array-Formel, die in sehr alten Excel-Versionen mit Strg+Umschalt+Enter bestätigt werden muss.
Wie bekomme ich meine Kunden aus der Vorlage in Trailo?
Das Blatt „Kunden“ als CSV speichern und in Trailo im Kunden-Import hochladen. Die XLSX-Datei selbst eignet sich dafür nicht, weil der Import nur das erste Blatt liest, und das ist die Anleitung. Übernommen werden Kundenname, Ansprechpartner, Telefon und Adresse; die Hinweise kannst du dem Notizfeld zuordnen. Die Adresse erwartet Trailo in einer Spalte, also Straße, PLZ und Ort vorher zusammenfassen. Trailo geokodiert die Adressen beim Import. Zugangszeiten, Rhythmus, Stoppdauer und festen Fahrer übernimmt der Kunden-Import nicht: Die legst du in Trailo an den Aufgaben an, einzeln oder per Aufgaben-Import. Danach rechnet Trailo die Touren, und das Blatt „Tourenplan“ entfällt.
Für welche Betriebe ist die Vorlage gedacht?
Für kleine Service-, Wartungs-, Reinigungs- und Vertriebsbetriebe, die Kunden in Rhythmen besuchen und heute mit Zetteln, Kalender oder einer selbstgebauten Tabelle planen. Bis etwa drei Fahrzeuge und rund zwanzig Stopps pro Tag kann die Vorlage für einfache Fälle ausreichen; ab ungefähr fünf Fahrzeugen oder bei häufigen kurzfristigen Änderungen sollte Software geprüft werden, vier Fahrzeuge sind ein Übergangsbereich. Die Vorlage passt, solange sich der Tag selten ändert und eine Person den Überblick behält. Teilen sich mehrere Mitarbeitende oder Fahrzeuge wiederkehrende Stopps, kommen kurzfristige Aufträge regelmäßig dazu und muss der Besuch vor Ort dokumentiert werden, ist Software das passendere Werkzeug.
Kann ich mit der Vorlage auch Lkw-Touren planen?
Bedingt. Die Vorlage plant Reihenfolge, Zeitfenster und Ankunftszeiten. Bei Lkw-Touren geht es aber meist um andere Fragen: Wie wird der Laderaum ausgelastet, was passiert, wenn ein Lkw voll ist, wo gelten Durchfahrtsperren, Höhen- und Gewichtsgrenzen, wie passen Lenk- und Ruhezeiten. Das sind typische Logistikthemen, die weder die Vorlage noch Trailo abdeckt. Trailo ist für Service-, Wartungs- und Vertriebstouren gebaut, bei denen die Zeit beim Kunden zählt, nicht die Ladung; für Speditionen mit Lkw-Flotte ist eine Transportmanagement-Software das passende Werkzeug.
Kann ich in derselben Datei auch die Fahrer und Schichten planen?
Ja, für einfache Fälle. Das Blatt „Fahrzeuge & Fahrer“ enthält Schichtbeginn, Schichtende und Pause pro Fahrzeug, und die Tagesübersicht prüft, ob der geplante Tag in die Schicht passt. Urlaub, Krankheit und wechselnde Fahrer pro Fahrzeug musst du von Hand pflegen; einen echten Dienstplan ersetzt die Vorlage nicht.
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Wenn die Excel-Vorlage zu klein wird
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