Tourenplanung Excel-Vorlage: Tourenplan für den Außendienst, kostenlos und ohne Anmeldung

Montag früh: Fälligkeiten lesen

Im Blatt „Kunden“ nach der Spalte „Überfällig?“ filtern. Das ist die Liste der Woche. Dazu kommen die Aufträge, die neu reingekommen sind, und die festen Termine.

Pro Tag und Fahrzeug: Stopps eintragen

Im Tourenplan Datum und Fahrzeug wählen, Stopps in der Reihenfolge eintragen, in der du sie fahren lassen willst. Für jeden Stopp die geschätzte Fahrzeit vom vorherigen Stopp und die Dauer. Excel rechnet Ankunft und Ende. Steht in der Spalte „Im Zeitfenster?“ ein NEIN, tauschst du die Reihenfolge — so lange, bis alles passt.

Abends: Tagesübersicht prüfen

Die Übersicht zeigt pro Fahrzeug, ob der Tag in die Schicht passt und wie viele Zeitfenster verletzt sind. Ein gelber Tag heißt: umplanen oder einen Stopp auf morgen schieben.

Nach dem Besuch: Status setzen, letzten Besuch nachtragen

Status auf „erledigt“, im Kundenblatt das Datum des letzten Besuchs aktualisieren. Damit stimmt die nächste Fälligkeit. Dieser letzte Schritt ist der, der in der Praxis am häufigsten vergessen wird — und der Grund, warum Excel-Planung nach drei Monaten nicht mehr stimmt.

Die Vorlage ist für ein Fahrzeug selbsterklärend. Ab dem zweiten wird es eine Frage der Disziplin. So halten Betriebe mit drei bis fünf Fahrzeugen die Planung in Excel sauber, und an welchen Stellen es jeden Tag Zeit kostet.

Ein Blatt, eine Spalte Fahrzeug, kein Blatt pro Fahrer

Der häufigste Fehler ist ein Tabellenblatt pro Fahrzeug. Dann sieht niemand mehr, ob Fahrzeug 2 am Dienstag Luft hat, während Fahrzeug 1 überläuft. Besser: alle Stopps in einem Blatt, das Fahrzeug als Spalte, und der Filter zeigt pro Fahrzeug die Tagestour. Die Vorlage ist so gebaut, und die Tagesübersicht summiert pro Fahrzeug, weil sie über diese Spalte rechnet.

Fahrzeiten aus Google Maps, aber nur für Nachbarn

Excel kennt keine Karte. Die Fahrzeit vom Vorstopp trägst du von Hand ein, und dafür ist Google Maps das richtige Werkzeug. Wichtig ist, was du nicht tust: nicht alle Kombinationen nachschlagen. Bei zehn Stopps wären das 45 Strecken. Lege die Reihenfolge nach Gefühl und Karte fest, schlage nur die neun Strecken zwischen den Nachbarn nach und prüfe die Abfahrtszeit, weil Google Maps um 8 Uhr andere Zeiten zeigt als um 14 Uhr. Wer die Reihenfolge ändert, muss die betroffenen Strecken neu nachschlagen. Das ist der Punkt, an dem Excel-Planung bei fünf Fahrzeugen kippt.

Zeitfenster als Prüfspalte, nicht als Notiz

Eine Notiz „nur vormittags" wird überlesen. Die Vorlage vergleicht die berechnete Ankunft mit dem Zeitfenster und schreibt NEIN in die Prüfspalte, wenn es nicht passt. Das ist die eine Formel, die in fast jeder selbstgebauten Tabelle fehlt, und die Grund für die meisten „Kunde war nicht da"-Fahrten ist.

Wiederkehrende Termine über die Fälligkeit, nicht über Kopieren

Wer Quartalstermine in den Plan kopiert, hat nach dem ersten verschobenen Termin zwei Wahrheiten. Die Vorlage rechnet die Fälligkeit aus dem letzten Besuch und dem Rhythmus. Verschiebt sich ein Besuch, verschiebt sich die nächste Fälligkeit mit. Der Preis dafür: Nach jedem Besuch muss jemand das Datum nachtragen. In der Praxis passiert das freitags im Stapel, und bis dahin zeigt die Liste falsche Fälligkeiten.

Kurzfristige Änderungen

Ein Stopp fällt aus oder kommt dazu: Zeile löschen oder einfügen, Stopp-Nummern anpassen, die Fahrzeit vom neuen Vorstopp nachschlagen. Ankunft und Ende rechnen sich neu. Das dauert bei einem Fahrzeug zwei Minuten. Bei fünf Fahrzeugen und drei Änderungen am Vormittag ist es die halbe Stunde, die in unseren Beispielrechnungen den Unterschied zwischen Excel und Software ausmacht.

Wer sich hier wiedererkennt, ist an der Grenze der Vorlage angekommen. Wie es dahinter weitergeht, steht im nächsten Abschnitt und im Ratgeber Kostenlose Tourenplanung: Was geht, wo die Grenze liegt.