Tourenplanung Excel-Vorlage: Tourenplan für den Außendienst — kostenlos, ohne Anmeldung
Vier Tabellenblätter, die zusammen die Planung eines kleinen Außendienstes tragen: Kunden mit Rhythmus und Fälligkeit, Fahrzeuge mit Schichten, ein Tourenplan mit Zeitfenstern und berechneten Ankunftszeiten, eine Tagesübersicht, die überfüllte Tage markiert. Keine Makros, kein Formular, keine E-Mail. Und weiter unten eine ehrliche Antwort darauf, wann Excel nicht mehr reicht.
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Was in der Vorlage steckt
Die Vorlage ist so gebaut, wie ein Disponent denkt — nicht wie eine Software. Vier Blätter, die aufeinander aufbauen.
| Blatt | Was du einträgst | Was Excel daraus macht |
|---|---|---|
| Kunden | Adresse, Zugangs- oder Öffnungszeiten, Besuchsrhythmus in Tagen, letzter Besuch, fester Fahrer, nötige Qualifikation, Stoppdauer, Hinweise | Nächste Fälligkeit pro Kunde; überfällige Kunden werden rot markiert; Filter über alle Spalten |
| Fahrzeuge & Fahrer | Fahrzeug, Stammfahrer, Startort, Schichtbeginn und -ende, Pause, Qualifikationen, Ausstattung | Dropdown-Listen für den Tourenplan; Schichtzeiten für die Tagesübersicht |
| Tourenplan | Datum, Fahrzeug, Stopp-Nummer, Kunde (Dropdown), Zeitfenster, geschätzte Fahrzeit vom Vorstopp, Dauer, Auftrag, Status | Geplante Ankunft und Ende pro Stopp aus Schichtbeginn, Fahrzeit und Dauer; Warnung, wenn die Ankunft außerhalb des Zeitfensters liegt; erledigte Stopps grün |
| Tagesübersicht | Datum und Fahrzeug | Anzahl Stopps, Summe Dauer und Fahrzeit, letztes geplantes Ende, Anzahl verletzter Zeitfenster, Abgleich mit dem Schichtende |
Drei Beispielkunden und zwei Beispielfahrzeuge sind eingetragen, damit die Formeln sichtbar arbeiten. Einfach überschreiben.
Die Vorlage ist frei nutzbar — auch im Betrieb, auch weitergegeben.
So planst du mit der Vorlage eine Woche
Montag früh — Fälligkeiten lesen
Im Blatt „Kunden“ nach der Spalte „Überfällig?“ filtern. Das ist die Liste der Woche. Dazu kommen die Aufträge, die neu reingekommen sind, und die festen Termine.
Pro Tag und Fahrzeug — Stopps eintragen
Im Tourenplan Datum und Fahrzeug wählen, Stopps in der Reihenfolge eintragen, in der du sie fahren lassen willst. Für jeden Stopp die geschätzte Fahrzeit vom vorherigen Stopp und die Dauer. Excel rechnet Ankunft und Ende. Steht in der Spalte „Im Zeitfenster?“ ein NEIN, tauschst du die Reihenfolge — so lange, bis alles passt.
Abends — Tagesübersicht prüfen
Die Übersicht zeigt pro Fahrzeug, ob der Tag in die Schicht passt und wie viele Zeitfenster verletzt sind. Ein gelber Tag heißt: umplanen oder einen Stopp auf morgen schieben.
Nach dem Besuch — Status setzen, letzten Besuch nachtragen
Status auf „erledigt“, im Kundenblatt das Datum des letzten Besuchs aktualisieren. Damit stimmt die nächste Fälligkeit. Dieser letzte Schritt ist der, der in der Praxis am häufigsten vergessen wird — und der Grund, warum Excel-Planung nach drei Monaten nicht mehr stimmt.
Wann die Vorlage nicht mehr reicht
Wir haben die Vorlage gebaut, weil viele Betriebe genau so anfangen — und weil eine gute Tabelle besser ist als Zettel. Aber sie hat vier Grenzen, die keine Formel behebt.
- Fahrzeiten sind geschätzt. Excel kennt keine Karte. Die 20 Minuten vom Vorstopp sind dein Bauchgefühl — und um 8 Uhr durch die Innenstadt sind es 35.
- Die Reihenfolge ist deine. Bei sechs Stopps gibt es 720 mögliche Reihenfolgen, bei zehn 3,6 Millionen. Du findest eine gute, selten die beste — und über mehrere Fahrzeuge hinweg gar keine, weil du nicht sehen kannst, welcher Stopp bei welchem Fahrzeug weniger kostet.
- Der Notfall um 10 Uhr. Ein neuer Auftrag mit Zeitfenster bis 13 Uhr bedeutet in der Tabelle: alle Zeilen darunter anfassen, Fahrer anrufen, hoffen, dass er die Nachricht liest.
- Nichts kommt zurück. Der Fahrer sieht die Tabelle nicht, du siehst den Fahrer nicht. Der Status „erledigt“ wird abends nachgetragen — wenn jemand daran denkt.
Die Faustregel aus unseren Gesprächen: Bis drei Fahrzeuge und zwanzig Stopps am Tag funktioniert die Vorlage. Ab fünf Fahrzeugen kostet die Tabelle mehr Zeit, als sie spart — dann rechnet Software die Fahrzeiten, die Reihenfolge und den Notfall, und die Fahrer-App bringt den Status zurück. Was das kostet und was es bringt, steht im Ratgeber Was kostet Tourenplanung-Software?; der Umstieg in vier Wochen ist in der Übersicht Tourenplanung-Software beschrieben. Das Kundenblatt der Vorlage ist so angelegt, dass es sich als CSV direkt in Trailo importieren lässt.
Häufige Fragen zur Excel-Vorlage
Ist die Excel-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Kein Formular, keine E-Mail-Adresse, keine Makros. Du lädst die Datei herunter und arbeitest damit. Wir bitten nur um eines: Wenn du merkst, dass die Vorlage nicht mehr reicht, probier Trailo 14 Tage aus.
Rechnet die Vorlage Fahrzeiten oder die beste Reihenfolge?
Nein. Excel kann keine Fahrzeiten aus Adressen berechnen und keine Reihenfolge über mehrere Fahrzeuge optimieren. Die Vorlage nimmt deine geschätzte Fahrzeit pro Stopp und rechnet daraus Ankunft und Ende. Die Reihenfolge legst du fest. Genau das ist die Grenze, an der Tourenplanung-Software ansetzt.
Funktioniert die Vorlage in Google Sheets oder LibreOffice?
Die Formeln (Datum, Summen, Dropdowns, bedingte Formatierung) sind Standard und laufen in Excel ab 2016, in Google Sheets und in LibreOffice Calc. Die Berechnung der letzten Ankunft pro Fahrzeug nutzt eine Array-Formel, die in sehr alten Excel-Versionen mit Strg+Umschalt+Enter bestätigt werden muss.
Wie bekomme ich meine Kunden aus der Vorlage in Trailo?
Das Blatt „Kunden“ als CSV speichern und in Trailo importieren. Adresse, Zugangszeiten, Rhythmus, Stoppdauer und fester Fahrer sind so angelegt, dass sie sich direkt zuordnen lassen. Beim Import prüfst du einmal die Geokodierung — danach entfällt das Blatt „Tourenplan“, weil die Software die Touren rechnet.
Für welche Betriebe ist die Vorlage gedacht?
Für Service-, Wartungs-, Reinigungs- und Vertriebsbetriebe mit zwei bis etwa zehn Fahrzeugen, die Kunden in Rhythmen besuchen und heute mit Zetteln, Kalender oder einer selbstgebauten Tabelle planen. Für ein einzelnes Fahrzeug ist sie zu viel, für zwanzig Fahrzeuge zu wenig.
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