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Branche · Vertriebsteams

Mehr Zeit beim Kunden, weniger auf der Autobahn

Besuchsfrequenzen statt Bauchgefühl: Trailo macht sichtbar, welche Kunden fällig sind, plant die Woche um fest vereinbarte Termine herum und schickt den Besuchsbericht direkt zurück ins CRM.

  • ✓Fällige Kunden auf einen Blick
  • ✓Lücken automatisch gefüllt
  • ✓Bericht zurück ins CRM
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Die Herausforderung

Ein Vormittag in der Vertriebssteuerung

Was wir aus Gesprächen mit Vertriebsleitungen und Außendienst-Teams hören.

Eigentlich sollten die A-Kunden alle zwei Wochen besucht werden — in der Praxis entscheidet, wer zuletzt angerufen hat. Die Woche wird abends am Küchentisch geplant, Besuchsergebnisse landen im Notizbuch statt im CRM.

Und zwei ungünstig gelegte Termine zerschneiden einen ganzen Verkaufstag: Die gewonnene Zeit sitzt auf der Autobahn statt beim Kunden.

Michael · Außendienst07:35

Termin bei Petersen ist geplatzt — jetzt habe ich nachmittags ein Loch von drei Stunden.

Vertriebsleitung08:50

Drei A-Kunden in Süd seit über einem Quartal nicht besucht. Wie konnte das passieren?

Möbel Franke09:44

Ihr Kollege wollte Muster mitbringen. Wann kommt er denn nun?

Und du, zwischen CRM und Excel:

Wer ist wann fällig? Was passt in Michaels Lücke — und warum sehe ich das nicht einfach auf einer Karte?

Klingt nach deinem Vormittag? Lass es dir in 15 Minuten live zeigen.

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So löst Trailo das

Fällige Besuche, kurze Wege, Bericht direkt im System

  1. 01

    Besuchs­frequenzen als Planungsgrundlage

    A/B/C-Rhythmen pflegst du am Kunden. Trailo übersetzt sie automatisch in fällige Besuche und zeigt, wer überfällig ist — bevor es der Kunde merkt.

    • ✓Besuchs­rhythmus pro Kunde als Stammdatum
    • ✓Fällige und überfällige Kunden auf einen Blick
    • ✓Wiederkehrende Besuche werden automatisch erzeugt
  2. 02

    Optimierung rund um fest vereinbarte Termine

    Zugesagte Termine sind Anker und bleiben stehen. Trailo füllt die Lücken davor und danach mit fälligen Besuchen in der Nähe — aus zwei Terminen wird ein voller Tag.

    • ✓Feste Termine mit Zeitfenster bleiben unangetastet
    • ✓Fällige Besuche aus der Umgebung füllen die Lücken
    • ✓Drag & Drop, wenn du manuell umstellen willst
    Termin geplatzt · Do 13–16 Uhr
    Lücke bei Michael Roth
    ✨ Lücken-Vorschlag
    Möbel Franke + Küchen Lorenz
    Beide fällig · 12 Min Umweg · Muster liegen im Wagen
  3. 03

    Gebiete und feste Kunden­zuordnung als Regel

    Ein Kunde, ein fester Ansprechpartner: Die Zuordnung pro Außendienstler ist Planungsregel, nicht Vorschlag. Bei Urlaub oder Krankheit stellst du per Drag & Drop um, der Plan zieht nach.

    • ✓Feste Zuordnung Kunde → Außendienstler
    • ✓Gebiets- und Skill-Regeln in der Optimierung
    • ✓Urlaub und Krankheit mit einem Zug umverteilt
  4. 04

    Besuchsbericht mobil — und zurück ins CRM

    Ergebnis, Potenzial und nächste Schritte direkt nach dem Termin auf dem Smartphone erfasst, mit Foto und Unterschrift. Von dort fließt alles weiter ins CRM, statt im Notizbuch zu bleiben. Euer Team berichtet schon in der App eures CRM? Dann bleibt das so — Trailo plant, euer CRM dokumentiert.

    • ✓Fragebogen-Builder mit bedingter Logik (ab Professional)
    • ✓Fotos und Unterschrift direkt am Termin
    • ✓Native Pipedrive-Synchronisation, dazu Zapier, Make und REST API
    Fragebogen · Besuchsbericht
    Entwurf Veröffentlichen
    Feldtypen
    Aa Text ☐ Checkbox ◉ Auswahl 📷 Foto ✍︎ Unterschrift # Zahl
    1 · Auswahl · Pflichtfeld
    Ergebnis des Besuchs?
    Abschluss Follow-up Kein Bedarf
    2 · Text
    Nächste Schritte
    Aa
    ↓ Feld hier ablegen
    3 · Zahl
    Potenzial (€)
    λ Logik: wenn Antwort 1 = „Follow-up" → zeige Frage 4 (Wiedervorlage-Datum)

Schau es dir an — 14 Tage Trial mit echten Daten, oder lass dir’s in 15 Minuten zeigen.

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Was du sparst

Beispielrechnung: 8 Außendienstler im Vertrieb

Konservativ kalkuliert auf Basis unserer Pilotkunden.

  • Weniger Fahrzeit ~ 1.320 Stunden 45 Min weniger Fahrzeit/Tag × 8 Außendienstler × 220 Arbeitstage
  • Wöchentliche Tourenplanung ~ 19.800 € 1 h Planung/Woche eingespart × 8 Personen × 45 Wochen × 55 €/h
  • Spritkosten ~ 4.800 € −15 % × 4.000 €/Jahr/Fahrzeug × 8 Fahrzeuge
  • Zusätzliche Kundenbesuche + 1.760 Besuche +1 Besuch/Person/Tag × 8 Außendienstler × 220 Arbeitstage — direkter Umsatz­hebel

Hinweis zur Berechnung: Die Werte basieren auf Erfahrungen mit bestehenden Pilotkunden und plausiblen Annahmen für ein achtköpfiges Außendienst-Team mit gemischten A/B/C-Besuchsfrequenzen. Die individuelle Ersparnis hängt von Gebietsgröße, Kundendichte, Terminanteil und Stundensätzen ab. Setz deine eigenen Zahlen ein, wenn du eine belastbare Prognose brauchst.

Rechne mit deinen eigenen Zahlen — zum Ersparnis-Rechner →

Häufige Fragen

Spezifisch für Vertriebsteams

Wie legen wir Besuchsfrequenzen an?

Du pflegst den gewünschten Rhythmus am Kunden — zum Beispiel A alle zwei Wochen, B monatlich, C quartalsweise. Trailo erzeugt daraus wiederkehrende Besuche und zeigt in der Wochenplanung, wer fällig oder überfällig ist.

Bleibt unsere feste Kundenzuordnung erhalten?

Ja. Der zuständige Außendienstler wird als Planungsregel behandelt, nicht als Vorschlag — die Kundenbeziehung schlägt die kurzfristige Kilometer-Optimierung. Bei Urlaub oder Krankheit stellst du per Drag & Drop um.

Was passiert mit fest vereinbarten Terminen?

Die sind Anker. Trailo plant um sie herum und füllt die Lücken davor und danach mit fälligen Besuchen in der Nähe, statt den Termin zu verschieben.

Wie kommen Besuchsberichte ins CRM?

Der Bericht wird mobil direkt nach dem Termin erfasst (Fragebogen-Builder ab Professional). Von dort geht es über die native, bidirektionale Pipedrive-Synchronisation weiter — oder über Zapier, Make, Webhooks und REST API in andere Systeme.

Ersetzt Trailo unser CRM?

Nein. Für Kundendaten, Opportunities und Pipeline bleibt dein CRM führend. Trailo ergänzt die Ebene darunter: Besuchsfrequenzen, Gebiete, Routen und die Dokumentation vor Ort.

Funktioniert das auch ohne Empfang beim Kunden?

Ja. Die Fahrer-App für iOS und Android hat einen Offline-Modus: Touren und Kundeninfos liegen lokal auf dem Gerät, Besuchsberichte und Fotos synchronisieren automatisch, sobald wieder Verbindung besteht. Für Fahrer ohne Smartphone exportierst du die Tagesroute alternativ als gedruckte PDF-Tourenliste.

Anbindung

Trailo ersetzt dein CRM nicht — es ergänzt es

Du arbeitest mit Pipedrive, HubSpot oder einem anderen CRM? Behalte es. Für Kundendaten, Opportunities und Pipeline bleibt dein System führend; Trailo übernimmt Besuchsplanung, Routen und Disposition — und wenn euer Außendienst schon in der App eures CRM dokumentiert, bleibt auch das so: Die mobile Doku in Trailo ist optional dazu. Angebunden über native Pipedrive-Sync und CSV-Import (alle Pläne) sowie unsere offene REST-API & Zapier mit 7.000+ Apps (ab Professional); HubSpot und weitere CRMs via Zapier.

Live-Demo

So läuft deine 15-Min-Demo

Super schnell, unverbindlich, alle deine Fragen beantwortet — direkt mit dem Gründer, kein Sales-Team.

  • 1 · Deine Branche

    Du beschreibst kurz deine Gebiete und Besuchsrhythmen.

  • 2 · Live geplant

    Wir planen eine Beispiel-Woche live in Trailo — du siehst in Minuten, wie es für deinen Fall aussieht.

  • 3 · Alle Features

    Besuchsfrequenzen, Formular-Builder, Offline-App, CRM-Anbindung — wir zeigen alles, was für dich zählt.

  • 4 · Deine Fragen

    Preise, Rollout, Datenschutz — alles unverbindlich und direkt beantwortet.

Felix Bächle, Gründer von Trailo
Felix Bächle · Gründer
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