Tourenplanung für Reinigungsfirmen — Verträge laufen, Notfälle passen rein
Trailo plant alle Touren einer Reinigungsfirma in einer Oberfläche: Treppenhaus, Glas, Fassade, Praxis-Reinigung, Industrie und Sonderreinigung. Verträge bis zu 30 Tage im Voraus geplant, Ad-hoc-Aufträge in Sekunden eingetaktet, fixer Trupp pro Stammkunde, Vorher/Nachher-Doku digital.
- ✓Verträge + Notfälle in einem Plan
- ✓Fixer Trupp pro Stammkunde
- ✓Foto-Doku direkt am Stopp
Felix zeigt dir Trailo persönlich · 15 Min · unverbindlich
Ein Vormittag in der Einsatzleitung
Was wir aus Gesprächen mit Reinigungsfirmen hören.
Treppenhaus jede Woche, Glasreinigung alle zwei Wochen, Praxis-Reinigung mittwochs nachmittags, Sonderreinigung nach Anruf — die Rhythmen leben in drei Kalendern plus Excel pro Standort. Die Vorher/Nachher-Doku wandert auf Kameras und Klemmbretter, Wochen später wird die Abrechnung zum Suchspiel.
Und dazwischen: Wasserschaden, Brandschaden, Schimmel — der Anrufer will eine Zusage in Minuten, während du in Excel freie Trupps suchst. Beim Schlüssel-Kunden kommt jeden Donnerstag jemand anderes — bis die Praxis den Schlüssel zurückfordert.
Sandra hat sich krankgemeldet — wir sind heute nur zu zweit.
Wasserschaden in der Tiefgarage Lindenhof — können Sie heute noch jemanden schicken?
Gestern wurde das Wartezimmer nicht gewischt. Wer war denn da — und wie klären wir das?
Welcher Trupp hat Luft? Wen schicke ich zur Tiefgarage — und wie weise ich nach, was gestern gereinigt wurde?
Klingt nach deinem Vormittag? Lass es dir in 15 Minuten live zeigen.
So läuft deine 15-Min-Demo
Super schnell, unverbindlich, alle deine Fragen beantwortet — direkt mit dem Gründer, kein Sales-Team.
1 · Deine Branche
Du beschreibst kurz deine Reinigungstouren.
2 · Live geplant
Wir planen eine Beispiel-Tour live in Trailo — du siehst in Minuten, wie es für deinen Fall aussieht.
3 · Alle Features
Form-Builder, Offline-App, Regelverträge, Anbindung an dein System — wir zeigen alles, was für dich zählt.
4 · Deine Fragen
Preise, Rollout, Datenschutz — alles unverbindlich und direkt beantwortet.
Verträge automatisch, Notfälle in Sekunden, Doku am Stopp
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01
Verträge und Wiederholungen bis 30 Tage im Voraus
Pro Kunde legst du den Rhythmus an: jeden Mittwoch, alle 14 Tage, einmal im Monat — oder freie Kombinationen. Trailo erzeugt die Termine bis zu 30 Tage im Voraus und plant sie automatisch in regional sortierte Touren, egal ob Treppenhaus, Glas, Praxis-Reinigung oder Industriereinigung.
- ✓Wiederkehrende Aufträge mit beliebigem Rhythmus
- ✓Bulk-Planung bis zu 30 Tage im Voraus
- ✓Fixe und flexible Stopps mischbar in einer Tour
Mo 18.Bürohaus LindenhofUnterhalt wöchentl.Hotel PostGlas monatl.Di 19.Praxis Dr. RothUnterhalt 2×wö.Kita SonnenwegGrundreinigungMi 20.Tiefgarage LindenhofSonderauftrag · eingetaktetKanzlei BergerUnterhalt wöchentl.Do 21.Praxis Dr. RothUnterhalt 2×wö.Autohaus VogelGlas monatl.Fr 22.Bürohaus LindenhofUnterhalt wöchentl.Hotel PostGrundreinigungUnterhalt Glas Grundreinigung Sonderauftrag -
02
Slot-Vorschlag in Sekunden bei Ad-hoc und Notfällen
Adresse eingeben, Trailo prüft die laufenden Touren in der Region und schlägt sofort den passenden Slot vor. Du sagst dem Anrufer am Telefon: „Trupp 2 ist um 14:15 bei Ihnen." — statt „Ich melde mich gleich zurück.".
- ✓Adress-basierter Vorschlag in Sekunden
- ✓Berücksichtigt laufende Touren und Auslastung
- ✓Drag & Drop für manuelle Anpassungen
Sonderauftrag · Tiefgarage LindenhofWasserschaden — heute angefragt✨ Slot-VorschlagHeute, 13:45 — Trupp 2Passt nach Objekt Bürohaus · Region passt · 90 Min Puffer -
03
Fixer Trupp pro Stammkunde
Praxen, Büros, Privathaushalte mit Schlüssel-Übergabe wollen denselben Trupp. Pro Kunde definierst du den bevorzugten Mitarbeiter — Trailo berücksichtigt das automatisch. Bei Urlaub: Drag & Drop für Vertretung, ohne dass das System die Kunden-Bindung vergisst.
- ✓Fixe Fahrer-Zuordnung pro Kunde
- ✓Auch pro Einzelauftrag möglich
- ✓Vertretungs-Logik per Drag & Drop
Kunde · StammdatenPraxis Dr. RothArztpraxis · Unterhaltsreinigung 2×/WocheTrupp 2 · Team Kowalskiwird bevorzugt zugewiesen✓ aktiv📌 Schlüssel im Tresor · Alarmcode hinterlegt · Wartezimmer zuletzt- 14.08. Unterhaltsreinigung · Trupp 2 ✓
- 12.08. Unterhaltsreinigung · Trupp 2 ✓
- 07.08. Unterhaltsreinigung · Trupp 2 ✓
Vertretung bei Ausfall: Trupp 4 — per Drag & Drop -
04
Vorher/Nachher-Doku im Fragebogen-Builder
Schadenszustand bei Sonderreinigung, Sauberkeits-Check bei Treppenhaus, Inspektionsfotos bei Glasfassade — alles direkt am Stopp im Fragebogen. CSV-Export der Antworten für Versicherungs- und Kundenabrechnung. Bei Reinigung in Lebensmittelbetrieben (HACCP-Umfeld) manipulationssicher gespeichert und revisionssicher aufbewahrt. Kein Schubladenpapier mehr.
- ✓Drag & Drop Formular-Builder mit bedingter Logik
- ✓Foto-Upload, Unterschrift, Datumsstempel
- ✓CSV-Export für Abrechnung und Reporting
FeldtypenAa Text ☐ Checkbox ◉ Auswahl 📷 Foto ✍︎ Unterschrift # Zahl1 · Auswahl · PflichtfeldAlle Räume erledigt?Ja Teilweise Zugang fehlte2 · Foto · bis zu 5Vorher/Nachher dokumentieren📷📷📷↓ Feld hier ablegen3 · UnterschriftObjektleitung · Abnahmeλ Logik: wenn Antwort 1 = „Teilweise" → zeige Frage 4 (Grund & Räume)
Schau es dir an — 14 Tage Trial mit echten Daten, oder lass dir's in 15 Minuten zeigen.
Beispielrechnung: 12 Reinigungskräfte, 8 Fahrzeuge
Konservativ gerechnet mit Vergleichswerten der Routenoptimierung.
- Tägliche Planungszeit ~ 11.000 € 1 Std/Tag eingespart × 220 Arbeitstage × 50 €/h Disponent
- Vertrags-Setup pro Monat ~ 7.200 € 2 Tage/Monat eingespart × 12 Monate × 50 €/h × 6 h — durch Bulk-Planung
- Spritkosten ~ 4.800 € −15 % × 4.000 €/Jahr/Fahrzeug × 8 Fahrzeuge
- Mehr Aufträge angenommen + 2.640 Aufträge +1 Auftrag/Mitarbeiter/Tag × 12 × 220 AT — durch sofortige Termin-Zusage am Telefon
Hinweis zur Berechnung: Die Werte basieren auf Vergleichswerten der Routenoptimierung und plausiblen Annahmen für ein Team mit 12 Reinigungskräften und 8 Fahrzeugen, Mischung aus Verträgen und Ad-hoc-Geschäft. Die individuelle Ersparnis hängt von Auftrags-Mix, Anfragevolumen und Stundensätzen ab. Setz deine eigenen Zahlen ein, wenn du eine belastbare Prognose brauchst.
Spezifisch für Reinigung
Funktioniert Trailo auch für reine Vertragsreinigung ohne Notfall-Geschäft?
Ja. Wenn dein Geschäft 100 % wiederkehrende Verträge sind — Treppenhaus, Bürogebäude, Praxen — nutzt du Trailo für die Bulk-Planung der Verträge und die Tagesoptimierung. Die Notfall-Logik bleibt aus, ändert sonst nichts.
Wie planen wir Wasserschaden oder Brandeinsatz, ohne dass die festen Verträge kippen?
Verträge liegen als feste wiederkehrende Stopps in der Tour. Notfall-Aufträge legst du als flexible Stopps an — Trailo platziert sie in die freien Lücken, ohne dass die fixen Termine sich verschieben.
Können wir festlegen, dass derselbe Trupp zu Schlüssel-Kunden kommt?
Ja. Pro Kunde hinterlegst du einen bevorzugten Mitarbeiter oder Trupp — Trailo berücksichtigt das automatisch. Bei Urlaub weichst du per Drag & Drop ab.
Können wir Glas-, Treppenhaus- und Sonderreinigung getrennt auswerten?
Ja. Pro Auftragstyp hinterlegst du eine Kategorie. Im CSV-Export der Fragebogen-Antworten und im KPI-Dashboard kannst du die Auswertungen pro Kategorie filtern.
Unsicher, ob Trailo zu deinem Betrieb passt? Mach den Planungs-Check: 7 Fragen, 2 Minuten →
Deine ERP-Software bleibt. Trailo schließt sich an dein ERP-System an.
Angebote, Rechnungen und Buchhaltung bleiben in Landwehr, fortytools, Mendato oder deiner bestehenden Bürosoftware — kein Systemwechsel. Trailo übernimmt daneben, was dort fehlt: Routenplanung, Disposition und die digitale Doku direkt am Stopp, weg vom Klemmbrett. Angebunden über native Pipedrive-Sync und CSV-Import (alle Pläne) sowie unsere offene REST-API & Zapier mit 7.000+ Apps (ab Professional); HubSpot und weitere CRMs via Zapier.
Vertiefung zum Thema
Anforderungen, Auswahlkriterien und Praxis ohne Produkt-Fokus. Grundlagen: Tourenplanung-Software.
Tourenplanung Gebäudereinigung: Software & Einsatzplanung
Objektrhythmen, Zugangszeiten, Vertretungen, Leistungsnachweis.
Was kostet Tourenplanung-Software?
Preismodelle, Preisspannen 2026 und drei Beispielrechnungen.
Tourenplanung Excel-Vorlage (kostenlos)
Kundenliste mit Fälligkeiten, Tourenplan mit Zeitfenstern, Tagesübersicht.
Glossar: Einsatzplanung
Die Begriffe rund um Tourenplanung und Außendienst, je ein Satz Definition, dann die Praxis.
Planungs-Check: Passt Trailo zu eurem Alltag?
Sieben Fragen zu eurer Planung, danach ein Termin mit passender Agenda.
Lass dir deine Touren in 15 Minuten live zeigen
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