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Branche · Reinigung

Tourenplanung für Reinigungsfirmen — Verträge laufen, Notfälle passen rein

Trailo plant alle Touren einer Reinigungsfirma in einer Oberfläche: Treppenhaus, Glas, Fassade, Praxis-Reinigung, Industrie und Sonderreinigung. Verträge bis zu 30 Tage im Voraus geplant, Ad-hoc-Aufträge in Sekunden eingetaktet, fixer Trupp pro Stamm­kunde, Vorher/Nachher-Doku digital.

  • ✓Verträge + Notfälle in einem Plan
  • ✓Fixer Trupp pro Stammkunde
  • ✓Foto-Doku direkt am Stopp
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Keine Kreditkarte · Mit deinen eigenen Aufträgen · Monatlich kündbar

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Die Herausforderung

Ein Vormittag in der Einsatzleitung

Was wir aus Gesprächen mit Reinigungsfirmen hören.

Treppenhaus jede Woche, Glas­reinigung alle zwei Wochen, Praxis-Reinigung mittwochs nachmittags, Sonderreinigung nach Anruf — die Rhythmen leben in drei Kalendern plus Excel pro Standort. Die Vorher/Nachher-Doku wandert auf Kameras und Klemmbretter, Wochen später wird die Abrechnung zum Suchspiel.

Und dazwischen: Wasserschaden, Brand­schaden, Schimmel — der Anrufer will eine Zusage in Minuten, während du in Excel freie Trupps suchst. Beim Schlüssel-Kunden kommt jeden Donnerstag jemand anderes — bis die Praxis den Schlüssel zurückfordert.

Eine digitale Plantafel macht daraus ein ordentlicheres Bild, aber keinen besseren Plan. Für reine Unterhaltsreinigung mit festen Objekten reicht das. Sobald Glas, Grünpflege, Hausmeisterdienste und Sonderreinigungen dazukommen, entscheidet die Reihenfolge über den Tag, und die rechnet keine Plantafel aus. Warum eine Plantafel keine Routenoptimierung ist

Trupp 2 · Vorarbeiterin06:58

Sandra hat sich krankgemeldet — wir sind heute nur zu zweit.

Hausverwaltung Menke08:05

Wasserschaden in der Tiefgarage Lindenhof — können Sie heute noch jemanden schicken?

Stammkunde · Praxis Dr. Roth09:32

Gestern wurde das Wartezimmer nicht gewischt. Wer war denn da — und wie klären wir das?

Und du, mit offener Excel-Liste:

Welcher Trupp hat Luft? Wen schicke ich zur Tiefgarage — und wie weise ich nach, was gestern gereinigt wurde?

Klingt nach deinem Vormittag? Probier es 14 Tage kostenlos aus.

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So läuft deine 15-Min-Demo

Super schnell, unverbindlich, alle deine Fragen beantwortet — direkt mit dem Gründer, kein Sales-Team.

  • 1 · Deine Branche

    Du beschreibst kurz deine Reinigungstouren.

  • 2 · Live geplant

    Wir planen eine Beispiel-Tour live in Trailo — du siehst in Minuten, wie es für deinen Fall aussieht.

  • 3 · Alle Features

    Form-Builder, Offline-App, Regelverträge, Anbindung an dein System — wir zeigen alles, was für dich zählt.

  • 4 · Deine Fragen

    Preise, Rollout, Datenschutz — alles unverbindlich und direkt beantwortet.

Felix Bächle, Gründer von Trailo
Felix Bächle · Gründer
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So löst Trailo das

Verträge automatisch, Notfälle in Sekunden, Doku am Stopp

  1. 01

    Verträge und Wieder­holungen bis 30 Tage im Voraus

    Pro Kunde legst du den Rhythmus an: jeden Mittwoch, alle 14 Tage, einmal im Monat — oder freie Kombinationen. Trailo erzeugt die Termine bis zu 30 Tage im Voraus und plant sie automatisch in regional sortierte Touren, egal ob Treppenhaus, Glas, Praxis-Reinigung oder Industriereinigung.

    • ✓Wiederkehrende Aufträge mit beliebigem Rhythmus
    • ✓Bulk-Planung bis zu 30 Tage im Voraus
    • ✓Fixe und flexible Stopps mischbar in einer Tour
  2. 02

    Slot-Vorschlag in Sekunden bei Ad-hoc und Notfällen

    Adresse eingeben, Trailo prüft die laufenden Touren in der Region und schlägt sofort den passenden Slot vor. Du sagst dem Anrufer am Telefon: „Trupp 2 ist um 14:15 bei Ihnen." — statt „Ich melde mich gleich zurück.".

    • ✓Adress-basierter Vorschlag in Sekunden
    • ✓Berücksichtigt laufende Touren und Auslastung
    • ✓Manuelle Anpassungen jederzeit
    Sonderauftrag · Tiefgarage Lindenhof
    Wasserschaden — heute angefragt
    ✨ Slot-Vorschlag
    Heute, 13:45 — Trupp 2
    Passt nach Objekt Bürohaus · Region passt · 90 Min Puffer
  3. 03

    Fixer Trupp pro Stamm­kunde

    Praxen, Büros, Privat­haushalte mit Schlüssel-Übergabe wollen denselben Trupp. Pro Kunde definierst du den bevorzugten Mitarbeiter — Trailo berücksichtigt das automatisch. Bei Urlaub: Vertretung mit wenigen Klicks, ohne dass das System die Kunden-Bindung vergisst.

    • ✓Fixe Fahrer-Zuordnung pro Kunde
    • ✓Auch pro Einzel­auftrag möglich
    • ✓Vertretungs-Logik für Urlaub und Krankheit
  4. 04

    Vorher/Nachher-Doku im Fragebogen-Builder (Operator)

    Schadens­zustand bei Sonderreinigung, Sauberkeits-Check bei Treppenhaus, Inspektions­fotos bei Glas­fassade — alles direkt am Stopp im Fragebogen. CSV-Export der Antworten für Versicherungs- und Kunden­abrechnung. Abgeschlossene Protokolle lassen sich nicht mehr nachträglich ändern und werden für eine einstellbare Frist (12–60 Monate) aufbewahrt, wichtig etwa bei Reinigung in Lebensmittel­betrieben (HACCP-Umfeld). Kein Schubladen­papier mehr.

    • ✓Formular-Builder mit bedingter Logik
    • ✓Foto-Upload, Unterschrift, Datums­stempel
    • ✓CSV-Export für Abrechnung und Reporting
    Fragebogen · Objekt-Doku
    Entwurf Veröffentlichen
    Feldtypen
    Aa Text ☐ Checkbox ◉ Auswahl 📷 Foto ✍︎ Unterschrift # Zahl
    1 · Auswahl · Pflichtfeld
    Alle Räume erledigt?
    Ja Teilweise Zugang fehlte
    2 · Foto · bis zu 5
    Vorher/Nachher dokumentieren
    📷📷📷
    ↓ Feld hier ablegen
    3 · Unterschrift
    Objektleitung · Abnahme
    λ Logik: wenn Antwort 1 = „Teilweise" → zeige Frage 4 (Grund & Räume)

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Hypothetische Beispielrechnung

Beispiel­rechnung: 12 Reinigungs­kräfte, 8 Fahrzeuge

Ein Rechenbeispiel mit Annahmen, keine gemessenen Kundenergebnisse. Setz deine eigenen Werte ein.

  • Tägliche Planungszeit ~ 11.000 € 1 Std/Tag eingespart × 220 Arbeitstage × 50 €/h Disponent
  • Vertrags-Setup pro Monat ~ 7.200 € 2 Tage/Monat eingespart × 12 Monate × 50 €/h × 6 h — durch Bulk-Planung
  • Spritkosten ~ 4.800 € −15 % × 4.000 €/Jahr/Fahrzeug × 8 Fahrzeuge
  • Mehr Aufträge angenommen + 2.640 Aufträge +1 Auftrag/Mitarbeiter/Tag × 12 × 220 AT — durch sofortige Termin-Zusage am Telefon

Hinweis zur Berechnung: Die Werte sind ein hypothetisches Rechenbeispiel (keine Messwerte aus Kundenprojekten) mit Annahmen für ein Team mit 12 Reinigungs­kräften und 8 Fahrzeugen, Mischung aus Verträgen und Ad-hoc-Geschäft. Die individuelle Ersparnis hängt von Auftrags-Mix, Anfrage­volumen und Stundensätzen ab. Setz deine eigenen Zahlen ein, wenn du eine belastbare Prognose brauchst.

Rechne mit deinen eigenen Zahlen — zum Ersparnis-Rechner →

Häufige Fragen

Spezifisch für Reinigung

Funktioniert Trailo auch für reine Vertrags­reinigung ohne Notfall-Geschäft?

Ja. Wenn dein Geschäft 100 % wiederkehrende Verträge sind — Treppenhaus, Bürogebäude, Praxen — nutzt du Trailo für die Bulk-Planung der Verträge und die Tages­optimierung. Die Notfall-Logik bleibt aus, ändert sonst nichts.

Wie planen wir Wasser­schaden oder Brand­einsatz, ohne dass die festen Verträge kippen?

Verträge liegen als feste wieder­kehrende Stopps in der Tour. Notfall-Aufträge legst du als flexible Stopps an — Trailo platziert sie in die freien Lücken, ohne dass die fixen Termine sich verschieben.

Können wir festlegen, dass derselbe Trupp zu Schlüssel-Kunden kommt?

Ja. Pro Kunde hinterlegst du einen bevorzugten Mitarbeiter oder Trupp — Trailo berücksichtigt das automatisch. Bei Urlaub weichst du manuell ab.

Können wir Glas-, Treppenhaus- und Sonderreinigung getrennt auswerten?

Ja. Pro Auftragstyp hinterlegst du eine Kategorie. Im CSV-Export der Fragebogen-Antworten und im KPI-Dashboard kannst du die Auswertungen pro Kategorie filtern.

Unsicher, ob Trailo zu deinem Betrieb passt? Mach den Planungs-Check: 7 Fragen, 2 Minuten →

Anbindung

Deine ERP-Software bleibt. Trailo schließt sich an dein ERP-System an.

Angebote, Rechnungen und Buchhaltung bleiben in Landwehr, fortytools, Mendato oder deiner bestehenden Bürosoftware — kein Systemwechsel. Trailo übernimmt daneben, was dort fehlt: Routenplanung, Disposition und, im Operator-Paket, die digitale Doku direkt am Stopp, weg vom Klemmbrett. Angebunden über CSV/Excel-Import, native Pipedrive-Sync und Zapier mit 7.000+ Apps (alle Pläne) sowie die REST-API (ab Professional); HubSpot und weitere CRMs via Zapier.

Ratgeber

Vertiefung zum Thema

Anforderungen, Auswahlkriterien und Praxis ohne Produkt-Fokus. Grundlagen: Tourenplanung-Software.

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