Was ist Außendienstsoftware?+
Außendienstsoftware ist eine Plattform, die Disposition, Tourenplanung, mobile Auftragserfassung und Doku für Service-, Wartungs- oder Liefer-Flotten in einer einheitlichen Oberfläche zusammenführt. Sie ersetzt die Kombination aus Excel, WhatsApp, Karten-App und Papier-Klemmbrett durch einen durchgängigen digitalen Workflow.
Worin unterscheidet sich Außendienstsoftware von reiner Routenplanung?+
Routenplanung ist ein Bestandteil von Außendienstsoftware. Eine vollständige Außendienst-Plattform umfasst zusätzlich: Stammdaten-Verwaltung (Kunden, Fahrzeuge, Fahrer:innen), Auftrags-Workflow, mobile Statusrückmeldung, digitale Doku (Fragebogen, Foto, Unterschrift) und Reporting. Mehr dazu auf der Routenplanungs-Software-Seite.
Welche Branchen nutzen Außendienstsoftware?+
Hauptsächlich Branchen mit täglichen Außendienst-Touren: Field Service, Wartung & Instandhaltung, Reinigungsfirmen, Schädlingsbekämpfung, Lieferdienste, POS-Marketing-Agenturen und Handwerksbetriebe ab 5 Fahrzeugen.
Lohnt sich der Wechsel von Excel auf eine Außendienstsoftware?+
Ab etwa 5 Fahrzeugen oder 30 Stopps pro Tag wird Excel zur täglichen Belastung. Typischer Break-Even: 1–2 abgesparte Disponenten-Stunden pro Tag rechtfertigen die Software-Kosten bei mittleren Flotten. Mit Beispieldaten testest du in 5 Minuten, ob es bei dir passt.
Was kostet Außendienstsoftware?+
Pro Fahrzeug/Monat im Markt typischerweise 30–150 €. Trailo: 36 €/Fhz/Monat (Starter „Connector“, jährlich) bis 79 €/Fhz/Monat (Professional „Operator“, monatlich). Enterprise auf Anfrage. Alle Pläne monatlich kündbar. Details auf der Preise-Seite.
Lässt sich Trailo an unser ERP anbinden?+
Ja — Trailo hat eine voll dokumentierte REST API (Professional und höher). Aufträge, Stopps, Statusupdates und Antworten aus dem Fragebogen lassen sich darüber synchronisieren. Zusätzlich gibt es native Pipedrive-CRM-Synchronisation (bidirektional, in allen Tarifen) und Zugriff auf 7.000+ Apps via Zapier (ab Professional).
Was ist der Unterschied zwischen Außendienstsoftware für Vertrieb und für Service?+
Vertriebs-Außendienstsoftware plant Kundenbesuche nach Frequenz und Gebiet und schreibt Besuchsberichte ins CRM. Service-Außendienstsoftware plant Aufträge mit Zeitfenster, Qualifikation und Dauer, verarbeitet Wartungsverträge und Notfälle und dokumentiert mit Prüfprotokollen. Trailo deckt beide Fälle mit derselben Planung ab — der Unterschied liegt in den hinterlegten Regeln und Fragebögen.
Brauchen alle Fahrer ein Smartphone?+
Nein. Fahrer mit Smartphone nutzen die App mit Tour, Navigation, Doku und Offline-Modus. Für Fahrer ohne Gerät gibt Trailo die Tagestour als PDF mit Reihenfolge, Adressen und Hinweisen aus. Die Rückmeldung vom Stopp fehlt dann allerdings — die Disposition sieht nicht live, wo der Fahrer steht.
Kann Außendienstsoftware Angebote und Rechnungen schreiben?+
Enterprise-Suiten teilweise, Mittelstands-Plattformen wie Trailo bewusst nicht. Angebot, Rechnung und Buchhaltung bleiben im Faktura- oder ERP-Programm; die Außendienstsoftware übergibt erledigte Aufträge mit Zeiten, Positionen und Unterschrift per CSV, Zapier/Make oder REST-API dorthin.
Wie lange dauert die Einführung von Außendienstsoftware?+
Mit CSV-Import steht der erste Plan am selben Tag. Ein sauberer Umstieg mit Datenbereinigung, Regeln, Fragebögen und Fahrer-Rollout dauert bei 5 bis 30 Fahrzeugen zwei bis vier Wochen. Eine Anbindung ans ERP über die API kommt je nach Umfang obendrauf; Trailo Kickstart übernimmt das auf Wunsch.
Kann Außendienstsoftware eine Woche mit Hotelübernachtungen planen?+
Trailo plant Mehrtages-Touren: Start am Montag zu Hause, Rückkehr am Freitag, dazwischen die Stopps der Woche in optimierter Reihenfolge und pro Übernachtung die Region, in der das Hotel liegen sollte. Am besten funktioniert das, wenn möglichst viele Stopps als „irgendwann diese Woche“ erfasst sind statt mit festem Tag.
Ein Auftrag kommt spontan rein — wie beantwortet die Software „wer, wann“?+
Mit einem Slot-Vorschlag beim Anlegen des Auftrags: Die Software prüft Kapazität, Qualifikation und Nähe über die bereits geplanten Touren der nächsten Tage und schlägt Fahrer und Tag mit dem geringsten Umweg vor. Bei Notfällen ist das heute in der laufenden Tour, bei Regelaufträgen oft ein Tag, an dem ohnehin jemand in der Nähe ist.
