Kostenlose Tourenplanung: Was wirklich geht, wo die Grenze liegt — und wann „kostenlos“ teuer wird
Kostenlos planen lässt sich einiges: eine Route mit ein paar Zielen, die Reihenfolge für einen Fahrer, eine Kundenliste mit Fälligkeiten in Excel. Wir sagen das als Anbieter einer bezahlten Software ohne Umschweife, weil es stimmt — und weil die Grenze gut beschreibbar ist. Dieser Ratgeber zeigt, was die vier kostenlosen Wege leisten, wo jeder von ihnen endet, und ab welcher Flottengröße die kostenlose Lösung die teurere ist.
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Vier kostenlose Wege — und was sie leisten
„Kostenlos“ meint vier verschiedene Dinge. Die Tabelle trennt sie.
| Weg | Was geht | Was nicht geht | Für wen |
|---|---|---|---|
| Karten-App Google Maps, Apple Maps u. a. | Eine Route mit einigen Zielen, Navigation, Live-Verkehr | Reihenfolge wird kaum optimiert, meist um die zehn Ziele, ein Fahrzeug, keine Zeitfenster, keine Wiederholungen, keine Doku | Einzelne Fahrten, gelegentliche Touren |
| Kostenlose Multi-Stop-Planer Web-Tools mit Gratis-Stufe | Adressen einfügen, optimierte Reihenfolge für ein Fahrzeug, Export ins Navi | Ein Fahrzeug pro Lauf, Stopp- oder Tageslimits, keine Fahrer-App, keine Verträge, Datenschutz oft unklar | Ein Fahrer mit 15 bis 40 Stopps |
| Excel-Vorlage | Kundenliste mit Rhythmus und Fälligkeit, Tourenplan mit Zeitfenstern und berechneter Ankunft, Tagesübersicht | Keine Fahrzeiten aus Adressen, keine optimierte Reihenfolge, keine Verteilung auf Fahrzeuge, nichts kommt vom Fahrer zurück | 2 bis 4 Fahrzeuge, die noch mit Zetteln planen |
| Testphase einer Software | Alle Funktionen — mehrere Fahrzeuge, Zeitfenster, Verträge, Fahrer-App, Doku — für 14 bis 30 Tage | Endet. Danach kostet es, oder man ist wieder bei Excel | Betriebe, die den Umstieg prüfen |
Trailos Excel-Vorlage gibt es ohne Anmeldung; die Testphase dauert 14 Tage ohne Kreditkarte.
Wo jede kostenlose Lösung endet
Die Grenze verläuft nicht bei einer Zahl von Stopps, sondern bei vier Fähigkeiten, die kostenlose Werkzeuge nicht haben — und die genau dann gebraucht werden, wenn ein Betrieb wächst.
Mehrere Fahrzeuge
Die Reihenfolge für einen Fahrer ist ein lösbares Problem. Die Verteilung von 60 Stopps auf fünf Fahrer, sodass jeder eine fahrbare, ausgeglichene Tour hat, ist ein anderes: Es ist die Aufgabe, die mit jedem Fahrzeug schwerer wird und die kein kostenloses Werkzeug rechnet. Wer sie von Hand löst, verteilt zuerst nach Gefühl und optimiert dann pro Fahrer — und verschenkt genau dort, wo das meiste zu holen ist.
Zeitfenster und Regeln
Praxis nur dienstags vormittags, Filiale ab 18 Uhr geschlossen, Sachkunde für den Auftrag nötig, Herr Kaya für Stammkunde Meier. Kostenlose Planer kennen Adressen; Regeln landen in Notizen und im Kopf des Planers. Ab einem Dutzend Regeln stimmt der kostenlose Plan nur noch auf dem Papier.
Wiederholung
Wartungsverträge, Objektrhythmen, Besuchsfrequenzen. Der kostenlose Weg ist eine Liste, die jemand pflegt: letzter Besuch eintragen, nächste Fälligkeit rechnen, fällige Kunden in den Plan holen. Die Excel-Vorlage automatisiert die Rechnung, nicht das Holen — das bleibt Handarbeit, jede Woche.
Rückmeldung vom Fahrer
Der Fahrer hat die Liste, das Büro hat keine Ahnung. Erledigt, verschoben, Kunde nicht da — all das kommt abends per Zuruf oder gar nicht. Doku entsteht auf Papier und wird abgetippt. Dieser Teil kostet in vielen Betrieben mehr Zeit als die Planung selbst, und er ist es, den keine Karten-App und keine Tabelle abdeckt.
Alle vier Grenzen fallen in der Testphase — 14 Tage, alle Funktionen, keine Kreditkarte.
Der Punkt, den kostenlose Tools verschweigen: Kundenadressen
Wer Adressen in ein Web-Tool lädt, gibt personenbezogene Daten an einen Dienstleister. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit darüber, wo die Daten liegen und wann sie gelöscht werden. Bei kostenlosen Stufen internationaler Anbieter gibt es beides oft nicht — die Gratis-Nutzung ist dann rechtlich ein Graubereich, und die Kundenliste ist im Zweifel das Geschäftsmodell des Anbieters. Karten-Apps sind hier unproblematisch, solange einzelne Adressen eingegeben werden; eine hochgeladene Kundendatei ist etwas anderes.
Für die Auswahl heißt das: Wer eine Kundenliste hochlädt, sollte AVV und Serverstandort vorher lesen — bei kostenlosen wie bei bezahlten Tools. Trailo hostet in Frankfurt, der AVV ist Teil jedes Tarifs und der Testphase.
Wann „kostenlos“ teurer ist als Software
Kostenlos heißt: Die Rechenarbeit macht ein Mensch. Ob das günstiger ist, hängt daran, wie viel Zeit dieser Mensch dafür braucht — und was er sonst tun würde.
| Betrieb | Planungsaufwand von Hand | Kostenlos sinnvoll? | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| 1 Fahrzeug, feste Runde | wenige Minuten | Ja | Karten-App reicht |
| 1–2 Fahrzeuge, wechselnde Stopps | 10–20 Min / Tag | Ja | Kostenloser Multi-Stop-Planer oder Excel-Vorlage |
| 3–4 Fahrzeuge, Wiederholungen, wenige Regeln | 30–45 Min / Tag | Gerade noch | Excel-Vorlage; Software testen, sobald Notfälle häufiger werden |
| 5+ Fahrzeuge, Zeitfenster, Verträge, Doku | 1 Std / Tag und mehr, plus Doku-Nachtragen | Nein | Software — die manuelle Zeit kostet mehr als die Lizenz; Rechnung im Kosten-Ratgeber |
Der Wechselpunkt liegt bei etwa fünf Fahrzeugen oder dreißig Stopps am Tag. Ab dort kostet die kostenlose Planung mehr Zeit, als die Lizenz Geld kostet — und die Fahrzeitersparnis der Optimierung kommt obendrauf.
Häufige Fragen zu kostenloser Tourenplanung
Gibt es kostenlose Tourenplanung für mehrere Fahrzeuge?
Praktisch nicht. Kostenlose Werkzeuge planen ein Fahrzeug: Karten-Apps sortieren eine Handvoll Ziele, kostenlose Multi-Stop-Planer bis zu einigen Dutzend Stopps in eine Reihenfolge. Die Verteilung auf mehrere Fahrzeuge mit Zeitfenstern ist der Rechenschritt, den nur bezahlte Optimierer beherrschen — oder deren kostenlose Testphase.
Wie viele Stopps kann ich kostenlos planen?
Karten-Apps erlauben meist um die zehn Ziele pro Route und optimieren die Reihenfolge nicht oder nur eingeschränkt. Kostenlose Web-Planer liegen je nach Anbieter bei 20 bis einigen hundert Stopps für ein einzelnes Fahrzeug, oft mit Tageslimit. Für einen Fahrer mit 15 Stopps reicht das; für drei Fahrer nicht.
Darf ich Kundenadressen in ein kostenloses Tool hochladen?
Kundenadressen sind personenbezogene Daten. Für die Verarbeitung durch einen Dienstleister braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über den Speicherort. Viele kostenlose Planer bieten beides nicht — dann ist der Upload ein Datenschutzrisiko, keine Ersparnis. Bei Trailo gehören AVV und EU-Hosting zu jedem Tarif, auch zur Testphase.
Ist die Trailo-Testphase wirklich kostenlos?
Ja: 14 Tage, alle Funktionen, keine Kreditkarte, mit vorgefüllten Beispieldaten oder deinen eigenen. Nach 14 Tagen pausiert der Zugang, wenn du keinen Tarif wählst — es wird nichts abgebucht.
Was ist die günstigste Tourenplanung für einen kleinen Betrieb?
Unter drei Fahrzeugen: eine gute Excel-Vorlage plus Karten-App. Ab drei bis fünf Fahrzeugen: eine Plattform mit Abrechnung pro Fahrzeug, bei Trailo ab 36 € pro Fahrzeug und Monat. Der Wechselpunkt liegt dort, wo die Planung mehr als eine halbe Stunde am Tag kostet — was der Betrieb sich dann spart, steht im Ratgeber zu den Kosten.
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