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Branche · Field Service

Sag deinem Anrufer in Sekunden, wann der Techniker kommt

Field Service heißt: das Telefon klingelt, eine Anlage steht, und du brauchst sofort einen Slot. Trailo schlägt anhand der Adresse den besten Tag und das passende Zeitfenster vor — bevor du den Hörer auflegst. Plus: Wartungsverträge bis zu einem Monat im Voraus geplant, fixe und flexible Stopps in einer Tour, fehlerfreie Adressen.

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Keine Kreditkarte · Vorgefüllte Testdaten · Monatlich kündbar

Die Herausforderung

Dein Plan überlebt selten den Vormittag

Vier Pain-Points, die wir aus Gesprächen mit Disponenten und Field-Service-Teams immer wieder hören.

  • „Wann können Sie kommen?" — keine Antwort am Telefon

    Kunde ruft an, will einen Termin. Disponent sagt: „Ich melde mich gleich zurück." Erst muss er die Tour ansehen, in Excel verschieben, mit dem Techniker telefonieren. 30 Minuten später ein Rückruf — und der Kunde hat schon woanders angerufen.

  • Adress-Fehler kosten halbe Touren

    Zwei Hausnummern verwechselt, eine Eingabe in der Sackgasse statt im Gewerbegebiet. Der Techniker steht 8 km zu weit, die nächsten drei Stopps verschieben sich, der Tag bricht — und kein System hat vorher gewarnt.

  • Wiederkehrende Wartungsverträge im Excel-Limbo

    30 Kunden mit Quartals-Wartung, 15 mit Monats-Check, 5 mit Halbjahres-Termin. Jeden Monat das gleiche Spiel: aus Verträgen Termine bauen, in Excel verteilen, Touren puzzeln. Eine Person, drei Tage, jedes Mal.

  • Wartungsdoku auf Papier landet später (oder nie) im System

    Wartungsbericht, Foto vom Mangel, Kunden-Unterschrift — alles aufs Klemmbrett. Abends abgegeben, montags eingetippt, mittwochs im CRM. Dazwischen liegen Belege rum, gehen verloren, oder kommen unleserlich an.

Klingt vertraut? Spiel mit echten Daten — 14 Tage, keine Kreditkarte.

14 Tage testen
So löst Trailo das

Aus „Ich melde mich zurück" wird „Donnerstag, 09:30 — passt?"

  1. Slot-Vorschlag in Sekunden — direkt während des Anrufs

    Adresse eingeben, Trailo prüft bestehende Touren in der Region und schlägt sofort den besten Tag und das passende Zeitfenster vor. Der Disponent gibt dem Anrufer eine konkrete Zusage, bevor das Gespräch endet.

    • ✓Adress-basierter Vorschlag in Sekunden
    • ✓Berücksichtigt bestehende Touren, Auslastung, Region
    • ✓Drag & Drop, falls du den Vorschlag manuell anpassen willst

  2. Adressen, die nicht in der Sackgasse landen

    Trailo nutzt Geodaten in Automotive-Qualität — von einem etablierten europäischen Premium-Anbieter. Tippfehler, fehlende Hausnummern und mehrdeutige Straßen werden erkannt und zur Klärung markiert, bevor der Techniker losfährt — keine Leerkilometer wegen falscher Ziele.

    • ✓Adressen werden vor der Planung validiert
    • ✓Mehrdeutige Treffer landen zur manuellen Bestätigung
    • ✓Funktioniert genauso für Industrie­gebiete und ländliche Adressen

  3. Bulk-Planung bis zu einem Monat im Voraus

    Wartungsverträge mit Quartals-, Monats- oder Halbjahres-Rhythmus pflegst du einmal — Trailo erzeugt die Termine bis zu einem Monat im Voraus und plant sie automatisch in die Touren. Stundenlange Excel-Choreo entfällt.

    • ✓Wiederkehrende Aufgaben aus Verträgen
    • ✓Bulk-Planung bis zu 30 Tage im Voraus
    • ✓Fixe und flexible Stopps mischbar in einer Tour
    • ✓Fixe Fahrer-Zuordnung pro Auftrag oder pro Kunde, wenn der Kunde immer denselben Techniker will

  4. Fragebogen-Builder + REST API ans bestehende System

    Wartungsbericht, Foto vom Mangel, Unterschrift — alles digital im Fragebogen. Antworten lassen sich per CSV exportieren, Routen als PDF herunterladen. Über die REST API + Webhooks fließen Auftrags- und Statusdaten in dein vorhandenes ERP/CRM.

    • ✓Drag & Drop Formular-Builder mit bedingter Logik
    • ✓CSV-Export der Antworten, PDF-Export der Tagesroute
    • ✓Voll dokumentierte REST API + Webhooks

Schau es dir an — 14 Tage Trial mit echten Daten, oder lass dir's in 20 Minuten zeigen.

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Was du sparst

Beispielrechnung: 10-Techniker-Team

Konservativ kalkuliert auf Basis unserer Pilotkunden. Eigene Werte einsetzen — die Größenordnungen bleiben.

  • Tägliche Planungszeit ~ 11.000 € 1 h Planung/Tag eingespart × 220 Arbeitstage × 50 €/h Disponent
  • Spritkosten ~ 6.000 € −15 % × 4.000 €/Jahr/Fahrzeug × 10 Fahrzeuge
  • Zusätzliche Kapazität + 2.200 Stopps +1 Stopp/Techniker/Tag × 10 Techniker × 220 Arbeitstage — Umsatz-Effekt = je nach Deckungs­beitrag
  • Wartungsvertrags-Setup ~ 3.600 € 1 Tag/Monat eingespart × 12 Monate × 50 €/h × 6 h — durch Bulk-Planung statt manueller Excel-Choreo

Hinweis zur Berechnung: Die Werte basieren auf Erfahrungen mit bestehenden Pilotkunden und plausiblen Annahmen für ein 10-Techniker-Team. Die individuelle Ersparnis hängt von Setup, Tour-Profil, Auslastung, Auftrags-Mix und Stundensätzen ab — Abweichungen nach oben und unten sind normal. Setz deine eigenen Zahlen ein, wenn du eine belastbare Prognose brauchst.

Häufige Fragen

Spezifisch fürs Field Service

Können wir unser bestehendes ERP/CRM (z. B. SAP, Salesforce) anbinden?

Ja — Trailo hat eine voll dokumentierte REST API + Webhooks. Aufträge, Stopps, Statusupdates und Antworten aus dem Fragebogen fließen bidirektional. Anbindung ist typischerweise in 2–3 Tagen produktiv; bei Bedarf unterstützen wir aktiv im Trial.

Was, wenn 50 % unserer Aufträge erst am Tag selbst kurzfristig reinkommen?

Genau dafür ist Trailo gebaut. Adresse eingeben, Trailo schlägt einen passenden Slot vor — der Disponent bestätigt mit einem Klick. Falls der Vorschlag nicht passt: Drag & Drop, der Stopp landet, wo du willst.

Können wir festlegen, dass ein bestimmter Kunde immer denselben Techniker bekommt?

Ja. Du kannst fixe Fahrer pro Auftrag oder pro Kunde definieren — Trailo berücksichtigt das automatisch in der Planung. Bei Urlaub oder Krankheit weichst du per Drag & Drop ab.

Müssen Techniker eine App installieren?

Sobald die Mobile-App live ist (in Kürze): empfohlen, aber nicht zwingend. Übergangsweise teilst du Touren als PDF — Techniker bekommen ihre Tagesroute mit Stopps, Zeitfenstern und Adressen.

Wie schnell sind wir produktiv?

Mit den Beispieldaten ab Minute 1. Mit eigenen Daten: CSV-Import deiner Stopps und Fahrzeuge in der Regel unter 10 Minuten. Wartungsverträge und Depots in einem Vormittag eingerichtet — keine Berater-Wochen.

Was, wenn das Außendienst-Team Stopps ohne Mobilfunk-Empfang anfährt?

Heute exportierst du die Tagesroute als PDF-Tourenliste — Stopps, Adressen, Zeitfenster, Notizen — und das Team hat sie offline auf dem Smartphone oder ausgedruckt dabei. Eine native Mobile App mit vollem Offline-Modus (Touren lokal gespeichert, Statusupdates und Fotos synchronisieren automatisch, sobald wieder Empfang da ist) ist in aktiver Entwicklung. Damit sind Keller, Maschinenräume, Tiefgaragen oder ländliche Funklöcher kein Problem mehr.

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