Besuchsbericht-Vorlage für den Außendienst: kostenlos, mit Beispiel und Anleitung
Drei Tabellenblätter für Besuchsberichte, die man später noch gebrauchen kann: ein druckfertiger Bericht für jeden Besuch, eine Übersicht aller Besuche mit Wiedervorlage und ein ausgefülltes Beispiel. Keine Makros, kein Formular, keine E-Mail. Darunter erklären wir, welche Felder ein Besuchsbericht wirklich braucht und woran die meisten Berichte scheitern.
Kostenlos · Ohne Anmeldung · Für Excel, Google Sheets und LibreOffice
Was in der Vorlage steckt
| Blatt | Wofür | Was Excel daraus macht |
|---|---|---|
| Besuchsbericht | Ein Bericht pro Besuch: Kunde, Gesprächspartner, Anlass, Ergebnis, nächste Schritte, Wiedervorlage, Fotos, Material | Auswahllisten für Anlass und Potenzial; druckfertig auf eine A4-Seite |
| Besuchsübersicht | Jede Zeile ein Besuch mit den wichtigsten Feldern | Filter nach Kunde, Gebiet, Mitarbeiter; überfällige Wiedervorlagen werden rot markiert |
| Beispiel | Ein ausgefüllter Bericht aus dem Handel (konstruiert) | Zeigt, wie konkret „Ergebnis“ und „nächste Schritte“ formuliert sein sollten |
Frei nutzbar, auch im Team weitergegeben.
Was ein guter Besuchsbericht enthält: die Felder erklärt
| Feld | Warum es zählt | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Anlass | Trennt Regelbesuch, Neukunde, Reklamation und Aktion; nur so lassen sich Besuche später auswerten | Kein Anlass, also sieht im Nachhinein jeder Besuch gleich aus |
| Gesprächspartner | Wer hat was zugesagt? Entscheidend, wenn eine Vertretung den nächsten Besuch macht | „Marktleitung“ ohne Namen |
| Ergebnis | Was ist konkret passiert, in zwei, drei Sätzen | „Gutes Gespräch“ — sagt nichts, hilft niemandem |
| Nächste Schritte | Was passiert jetzt, wer macht es, bis wann | Schritte ohne Verantwortlichen, die dann keiner macht |
| Wiedervorlage | Das Datum, an dem jemand nachfasst | Fehlt, also versandet das Thema bis zum nächsten Regelbesuch |
| Fotos | Beleg für Platzierung, Regal oder Schaden, besonders im Handel und bei Reklamationen | Fotos im privaten Handy, nicht beim Bericht |
| Potenzial | Eine grobe Einschätzung reicht, um Besuchsfrequenzen später anzupassen | Wird nie ausgefüllt, weil es keine Auswahl gibt |
Die Vorlage enthält alle Felder; Anlass, Potenzial und Fotos als Auswahlliste.
Drei Gründe, warum Besuchsberichte nutzlos werden
Freitext ohne Struktur
Ein Absatz pro Besuch liest sich gut und lässt sich nicht auswerten. Feste Felder machen aus hundert Berichten eine Übersicht.
Abends aus dem Gedächtnis
Wer sechs Besuche am Abend nachträgt, schreibt beim vierten nur noch „ok“. Der Bericht muss direkt nach dem Termin entstehen, am besten am Smartphone.
Er landet nirgends
Ein Bericht, der im Notizbuch oder in einer privaten Datei liegt, hilft weder dem Innendienst noch der Vertretung. Er muss dort stehen, wo der Kunde gepflegt wird, im CRM oder in der Planungssoftware.
Wann die Vorlage nicht mehr reicht
Die Vorlage gibt Besuchsberichten eine Struktur, und das ist bei vielen Außendiensten schon ein großer Schritt. Drei Dinge kann sie nicht: Sie entsteht nicht am Smartphone, sie nimmt keine Fotos auf, und sie plant den nächsten Besuch nicht in die Tour. Wer seine Kunden nach Frequenz besucht, merkt das spätestens, wenn die Wiedervorlagen im Blatt rot werden, weil niemand den Folgebesuch eingeplant hat.
Viele Außendienstler arbeiten zusätzlich mit einem CRM. Dann gehört der Bericht dorthin, und entscheidend ist, wie er dort ankommt: per Hand, per Import oder automatisch. Wer kein CRM hat, braucht keines nur für Besuchsberichte; eine Planungssoftware, in der Kunden, Besuche und Berichte zusammen liegen, reicht oft aus.
Besuchsberichte mit Trailo
In Trailo ist der Besuchsbericht ein Fragebogen, den du selbst baust: Pflichtfelder, Auswahllisten, Fotos und Unterschrift, mit Bedingungen wie „bei Reklamation zusätzlich Foto“. Der Außendienstler füllt ihn in der Fahrer-App direkt nach dem Termin aus, auch ohne Netz. Der Bericht ist dem Kunden zugeordnet und steht der Planung zur Verfügung; die Besuchsfrequenz bestimmt, wann der nächste Besuch fällig ist und in welche Tour er passt. Kundendaten aus Pipedrive werden in beide Richtungen abgeglichen.
Der Fragebogen-Baukasten ist im Tarif Professional („Operator“) enthalten. Details: Fragebogen und digitaler Bericht · Trailo für Vertriebsteams · Preise.
Häufige Fragen zur Besuchsbericht-Vorlage
Ist die Besuchsbericht-Vorlage kostenlos?
Ja. Kein Formular, keine E-Mail-Adresse, keine Makros. Du lädst die Datei herunter und nutzt sie im Betrieb, auch weitergegeben an das Team.
Was gehört in einen Besuchsbericht im Außendienst?
Mindestens: Datum, Kunde und Gesprächspartner, Anlass, Ergebnis, vereinbarte nächste Schritte mit Verantwortlichem und Termin, und eine Wiedervorlage. Je nach Branche kommen Fotos (Platzierung, Regal, Schaden), Potenzialeinschätzung und hinterlassenes Material dazu. Ein Bericht ohne nächsten Schritt und ohne Wiedervorlage ist ein Tagebucheintrag, kein Arbeitsmittel.
Wie bekomme ich Besuchsberichte ins CRM?
Mit der Vorlage per Copy & Paste oder CSV-Import aus dem Blatt „Besuchsübersicht“. In Trailo entsteht der Bericht als Fragebogen in der Fahrer-App und ist dem Kunden zugeordnet. Wie die Berichte in euer CRM kommen, besprechen wir gern in der Demo.
Brauche ich ein CRM für Besuchsberichte?
Nicht zwingend. Viele Außendienste haben eines, dann gehören die Ergebnisse dorthin. Wer keines hat, führt Kunden, Besuchshistorie und Berichte in einer Tabelle wie dieser oder direkt in einer Software wie Trailo, in der Besuche geplant und dokumentiert werden.
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